2022.07.22
策劃企業(yè)活動通常是為了傳達(dá)公司戰(zhàn)略、改變公司內(nèi)部行為、推出產(chǎn)品或服務(wù)、激勵(lì)、培訓(xùn)或獎(jiǎng)勵(lì)員工，或影響客戶對品牌的外部行為。在許多情況下，他們將公司員工聚集在一起，支持更廣泛的營銷或銷售計(jì)劃，激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成就或招待高級領(lǐng)導(dǎo)。
一、什么是企業(yè)活動策劃?
然而，企業(yè)活動策劃超越了會議策劃。盡管會議可能占工作量的大部分，但您可能需要組織的其他活動包括公司招待、客戶招待、會議、展覽和員工活動——例如獎(jiǎng)勵(lì)旅行獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、激勵(lì)活動、招待會、派對和慈善籌款日。
策劃和執(zhí)行成功的企業(yè)活動絕非易事，這通常是一個(gè)長達(dá)數(shù)月的過程。
二、企業(yè)活動類型
如上所述，公司活動的范圍可以從公司會議和內(nèi)部培訓(xùn)研討會到團(tuán)隊(duì)外出日和客戶招待。因此，在計(jì)劃任何類型的公司活動時(shí)，最好根據(jù)它們的規(guī)模來評估它們。
1、微型活動 (也稱為“簡單活動”)
最多可容納 100 名代表，通常采用會議或更親密的培訓(xùn)課程的形式。
這些微型活動的規(guī)劃要求可能只涉及房間預(yù)訂、演示設(shè)施、茶點(diǎn)和注冊。然而，將它們稱為“簡單事件”可能會產(chǎn)生誤導(dǎo)，因?yàn)闉?50 名高級管理人員提供外出或款待可能與為 500 名與會者計(jì)劃會議一樣復(fù)雜。
2、小型活動
被歸類為 100 到 250 名代表。它們可以是研討會、培訓(xùn)日或部門會議。
規(guī)劃者可能需要管理一個(gè)主要的舞臺行程和幾個(gè)分組會議，以及午餐、茶點(diǎn)、視聽設(shè)施、在線注冊和交通。
3、中型活動
更多地依賴技術(shù)。它們可以是多達(dá) 1,000 名代表的全公司會議，也可以是重要客戶客戶與高級領(lǐng)導(dǎo)人會面的領(lǐng)導(dǎo)峰會。
品牌網(wǎng)站、活動前通信和活動移動應(yīng)用程序都應(yīng)構(gòu)成預(yù)算考慮的一部分。代表們可能需要酒店住宿，以及與會者往返會場的交通工具。而作為復(fù)雜的多流會議行程的一部分，可能需要活動前或活動后的招待會或晚間娛樂活動。
4、大型活動
通常需要企業(yè)技術(shù)工具來管理酒店房間預(yù)訂、代表航班、預(yù)算和在線注冊等元素。
這些可能是多天的活動，因此您可能需要場外活動、晚宴、合作伙伴計(jì)劃、頒獎(jiǎng)典禮或其他復(fù)雜的行程計(jì)劃。
人員配備、餐飲、注冊、演講者和代表管理都需要仔細(xì)規(guī)劃。例如，會議最多可以吸引大約 10,000 名與會者，并且可以持續(xù)幾天。
三、活動預(yù)算
可用預(yù)算的多少會影響企業(yè)活動策劃的各個(gè)方面，從場地和演講者的選擇到餐飲、娛樂、技術(shù)和人員配備的水平。
確定您的預(yù)算是否只有支出，或者您是否能夠用來自參展商、贊助商或其他形式的外部收入的收入來補(bǔ)充它?
這個(gè)事件過去發(fā)生過嗎?如果是這樣，請使用以前的預(yù)算來建立基線，但要確保考慮到通貨膨脹和不斷變化的需求。
過去預(yù)算中的數(shù)字有助于更清楚地了解某些供應(yīng)商將收取多少費(fèi)用。使用這些來確保您在聯(lián)系供應(yīng)商獲取初始報(bào)價(jià)時(shí)不會被多收費(fèi)用。
但是，每個(gè)活動預(yù)算都需要內(nèi)置的靈活性。意外支出很常見，供應(yīng)商成本通常作為估算值提供，而不是固定價(jià)格，因此相應(yīng)地管理總體預(yù)算并設(shè)立應(yīng)急基金至關(guān)重要。
獲取供應(yīng)商成本核算后，請列出活動生命周期中所有預(yù)算項(xiàng)目的綜合清單，包括場地租賃、視聽、食品和飲料、住宿和旅行、演講者費(fèi)用、人員成本、營銷和服務(wù)費(fèi)。
對于更大或更復(fù)雜的預(yù)算計(jì)劃，請查看公司活動管理軟件套件，其中包括專用的活動預(yù)算管理工具。這將確保準(zhǔn)確收集您的預(yù)算信息，幫助您輕松跟蹤費(fèi)用，生成預(yù)算報(bào)告，并展示您的活動的投資回報(bào)率。
