2022.08.25
大流行的開始給活動行業(yè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。從跨國公司到本地市場，所有依賴面對面會議的企業(yè)都錯綜復(fù)雜，損失慘重。隨著全國范圍內(nèi)的封鎖，每個活動策劃者面前都有一個突出的問題：活動的未來是否處于危險之中?然而，活動技術(shù)的最新趨勢已經(jīng)證明了該行業(yè)的適應(yīng)性和彈性。
活動行業(yè)通過迅速轉(zhuǎn)向虛擬活動推動了 2020 年。組織在幾周內(nèi)就接受了活動技術(shù)的好處，否則這需要數(shù)年時間。根據(jù) GBTA 的一項研究，與 2019 年相比，2020 年舉辦虛擬活動的人數(shù)增加了 290%;93% 的受訪公司在 2020 年至少舉行了一次 虛擬會議 。在大流行之前，幾乎沒有人能預(yù)見到對活動技術(shù)的如此迅速和嚴重的依賴。
底線：活動行業(yè)進行了自我調(diào)整和轉(zhuǎn)型，變得比以往任何時候都更加強大。今天，該行業(yè)不僅在現(xiàn)場活動領(lǐng)域保持成功，而且現(xiàn)在還擁有虛擬和混合活動的力量和敏捷性 。
最新趨勢：虛擬活動
在大流行之前，面對面的活動提供了大量的機會來建立聯(lián)系、建立有意義的聯(lián)系以及與與會者和贊助商互動。一旦事情變成虛擬的，就會出現(xiàn)一個新的、獨特的觀眾：現(xiàn)在可以參加他們以前無法參加的活動的人。只需單擊一個按鈕，他們就可以進入他們以前無法體驗的虛擬體驗。
根據(jù) GBTA 的研究，平均而言，公司在 2020 年舉行了 125 次虛擬會議，而 2019 年僅為 32 次。 虛擬活動 不僅有助于實現(xiàn)與現(xiàn)場活動相同的目標，而且還提供了與更廣泛的受眾建立聯(lián)系、消除旅行和場地成本的額外優(yōu)勢。
當(dāng)活動技術(shù)拯救了一天
如果沒有采用活動技術(shù)，活動行業(yè)的快速轉(zhuǎn)型是不可能的。營銷領(lǐng)導(dǎo)者和規(guī)劃者幾乎在一夜之間迅速接受并利用了一種新的思維方式和技能，以保持車輪轉(zhuǎn)動，迅速致力于數(shù)字化。
當(dāng) GBTA 成員和非成員被問及他們是否想使用技術(shù)來推進虛擬會議時，大多數(shù)人對此想法“感興趣”或“非常感興趣”也就不足為奇了。受訪者特別熱衷于利用活動技術(shù)進行虛擬會議、在線注冊、活動后與會者調(diào)查、潛在客戶跟蹤、現(xiàn)場投票和活動移動應(yīng)用程序。
顯然，在新的活動世界中，技術(shù)是不可或缺的?，F(xiàn)場投票、使用活動應(yīng)用程序的交互式問答和約會安排工具等功能現(xiàn)在已被與會者和計劃者普遍使用。除了本身是有用的工具之外，這些技術(shù)還具有促進積極參與和互動的額外好處。調(diào)查、實時反饋和內(nèi)置潛在客戶跟蹤等活動后功能也是重要的解決方案，允許組織 衡量 其虛擬活動的投資回報率。
虛擬活動將來會消失嗎?
虛擬活動為世界打開了新的可能性，為活動參與者和策劃者提供了以前不可能的優(yōu)勢。突然之間，與會者可以在舒適的家中登記參加活動，只需點擊一下即可注冊和出席，與會者人數(shù)迅速飆升。當(dāng)調(diào)查受訪者被問及大流行前后虛擬活動的有效性時，他們對虛擬活動的看法有了顯著改善。
雖然與會者現(xiàn)在對虛擬活動感到滿意，但大多數(shù)人仍然更喜歡面對面的活動。根據(jù) GBTA 的研究，與大流行之前的 96% 相比，76% 的受訪者現(xiàn)在認為面對面會議通常比虛擬會議“更有效”或“更有效”。盡管面對面活動仍然占上風(fēng)，但自大流行以來，這一數(shù)字要低得多，并且認為虛擬活動與面對面活動一樣有效的人數(shù)從 3% 增加到 19%?；顒硬邉澱吆蜖I銷人員現(xiàn)在已經(jīng)嘗到了活動技術(shù)的力量，虛擬活動將繼續(xù)存在。
向混合活動問好
隨著 COVID-19 感染率顯著下降并且政府放寬了旅行限制，每個人都為能夠親自連接和聯(lián)網(wǎng)而感到興奮，并在更實際的情況下遠程參加活動的額外優(yōu)勢。中提琴!我們現(xiàn)在有混合活動。就像虛擬活動在 2020 年和 2021 年的大部分時間占據(jù)中心位置一樣，混合活動預(yù)計將成為下一個大趨勢。
什么是混合活動?
簡而言之， 混合活動結(jié)合了舉辦面對面活動和虛擬活動的最佳元素，并且無論 COVID-19 限制如何，所有人都可以訪問它們。雖然一些地區(qū)現(xiàn)在允許公眾集會，但其他地區(qū)可能仍然不對國內(nèi)或國際旅行開放。在這種旅行受到限制的情況下，混合活動為多地點活動提供了機會，允許多個現(xiàn)場觀眾。
借助混合活動模型，與會者可以虛擬參加活動，也可以從多個地點親自參加活動，或兩者兼而有之。一個觀眾與另一個觀眾的比例并不重要，因為創(chuàng)建混合活動是為了將多個觀眾連接到一個活動。
混合活動是未來嗎?
GBTA 的研究表明，十分之七的公司在大流行之前從未舉辦過混合活動。在大流行期間，感染的高風(fēng)險也阻止了公司嘗試混合活動。隨著一切恢復(fù)正常，五分之三的公司現(xiàn)在預(yù)計將在 2021 年至少舉行一次混合會議。
如上所述，對混合活動的興趣增加可以部分歸因于各種觀眾類型的活動易于訪問。不過，由于對可持續(xù)性的認識和推動，混合活動也可能成為更受歡迎的選擇。
最近，大型跨國組織已承諾減少其碳足跡，并正在調(diào)整其目標以實現(xiàn)該議程。憑借可持續(xù)發(fā)展推動創(chuàng)新的理念，多場地活動意味著不同的觀眾可以從最近的地點參加活動，從而減少商務(wù)旅行，并最終減少碳排放。
對混合活動的猶豫
雖然大多數(shù)組織對舉辦混合活動感到興奮，但他們也有一定的恐懼和猶豫。在 GBTA 研究中，當(dāng)公司被要求詳細說明這些猶豫時，他們強調(diào)了以下幾點：
由于與虛擬觀眾建立網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，與會者參與度較低(55%)
混合賽事的規(guī)劃和執(zhí)行方面的可預(yù)見困難(38%)
混合活動在實現(xiàn)組織目標方面不會那么有效 (27%)
缺乏托管混合受眾的技術(shù)和技術(shù)支持(22%)
舉辦混合活動的成本很高(18%)
盡管圍繞任何新型活動存在可以理解的擔(dān)憂，但將虛擬活動和現(xiàn)場活動相結(jié)合的概念并不新鮮。上述擔(dān)憂似乎包含了很多 對混合活動的誤解。
組織必須記住，混合活動是提供兩種體驗和舉辦單一活動之間的平衡行為。即使大多數(shù)組織以前沒有舉辦過混合活動，也沒什么好擔(dān)心的。今天的技術(shù)比以往任何時候都更強大，混合活動正在接管這個行業(yè)。
技術(shù)會再次拯救世界嗎?
在 GBTA 研究中，超過一半的公司強調(diào)與會者參與是混合活動的最大挑戰(zhàn)。組織擔(dān)心遠程與會者無法與現(xiàn)場與會者建立聯(lián)系、參加教育會議和參觀展覽攤位，僅舉幾例。他們擔(dān)心這樣的挑戰(zhàn)可能意味著更少的參與度和活動價值。
借助技術(shù)解決方案，混合活動能夠吸引虛擬與會者 與現(xiàn)場與會者一樣多?，F(xiàn)場與會者可以舉手發(fā)言，而虛擬與會者可以使用實時聊天功能提出問題并分享見解。出席跟蹤、潛在客戶跟蹤和移動應(yīng)用程序等其他功能允許與會者與參展商進行虛擬聯(lián)系并交換聯(lián)系信息。
個人活動的恢復(fù)
雖然線下活動的回歸還有很長的路要走，但大多數(shù)會議和活動策劃者對到 2022 年初線下活動的狀況持樂觀態(tài)度。根據(jù) GBTA 的研究，67% 的公司預(yù)計該行業(yè)將到 2022 年第一季度恢復(fù)，52% 的受訪者預(yù)計簡單會議(與會者人數(shù) 50 人或更少)會在一年內(nèi)恢復(fù)。大多數(shù)受訪者表示，大型活動和會議可能需要兩到三年才能恢復(fù)到大流行前的水平。
面對面的活動會不會一樣?
科技讓活動主持人煥然一新。虛擬活動為活動策劃者和營銷人員帶來了巨大的學(xué)習(xí)曲線，這些課程將在定義未來活動的形式方面發(fā)揮重要作用。當(dāng) 面對面會議回歸時，它們看起來會與以前大不相同;將有一個額外的優(yōu)先事項是健康和安全措施以及場館的運營變化。
例如，組織現(xiàn)在正計劃在 RFP 中包括與流行病相關(guān)的問答，用于場地采購。這些可能包括衛(wèi)生和個人衛(wèi)生規(guī)劃、災(zāi)難恢復(fù)和疫情應(yīng)對、食品準備實踐、員工培訓(xùn)、視聽基礎(chǔ)設(shè)施等。最關(guān)鍵的因素將是場地對戴口罩的要求、房間內(nèi)允許的最大人數(shù)、和社交距離要求。
GBTA 研究在討論與大流行相關(guān)的運營轉(zhuǎn)型時強調(diào)了幾個因素：
83% 的公司表示目前應(yīng)要求與會者戴口罩
73% 有興趣要求與會者提供他們的健康信息(例如，顯示負面的 COVID 檢測結(jié)果)
72% 的人希望參加者在參加活動時接受體溫篩查或熱掃描
47% 有興趣只允許接種疫苗的參與者參加他們的活動
疫苗接種會發(fā)揮重要作用嗎?
根據(jù)彭博收集的數(shù)據(jù)，已在 180 個國家/地區(qū)接種了超過 32.5 億劑 COVID-19 疫苗。這足以為全球約 21% 的人口進行全面接種。在美國，已經(jīng)推出了超過 3.3 億劑疫苗。
這些數(shù)字每天都在增加，隨著各國繼續(xù)加快疫苗接種工作，國際旅行正在慢慢恢復(fù)運營。但是，根據(jù)行程，旅客可能會面臨強制性疫苗接種或 COVID-19 檢測要求。同樣，會議主持人可能會要求與會者出示疫苗接種證書，在 GBTA 研究中，47% 的公司表示他們有興趣向與會者索取此類證明。
活動技術(shù)是答案
營銷人員和活動策劃者一直依靠技術(shù)來管理活動策劃的復(fù)雜領(lǐng)域，包括場地采購、RFP 問題、注冊、調(diào)查等。然而，由于大流行，對技術(shù)的依賴比以往任何時候都更加突出。大流行給活動專業(yè)人士帶來了獨特的挑戰(zhàn)，我們的行業(yè)用手頭最好的技術(shù)進行了反擊——甚至創(chuàng)造了新技術(shù)。
以下是活動行業(yè)如何繼續(xù)適應(yīng)大流行：
場地采購技術(shù)：場地采購平臺已迅速加強其游戲，以適應(yīng)有關(guān)連鎖酒店和獨立場地的衛(wèi)生和衛(wèi)生最佳實踐的信息。有些人還修改了他們在 RFP 中的問答，以包括與大流行相關(guān)的問題和協(xié)議，這可以極大地幫助規(guī)劃者。
活動圖表軟件：規(guī)劃人員現(xiàn)在使用活動圖表軟件來創(chuàng)建符合社交距離準則的真實房間設(shè)置或進行虛擬參觀場地。
最少的面對面交互：技術(shù)幫助自動化了以前需要人工交互的大多數(shù)任務(wù)。例如，登記亭和移動應(yīng)用程序可幫助與會者登記、安排約會和建立網(wǎng)絡(luò)。
其他技術(shù)應(yīng)用：當(dāng)今的公司傾向于用多功能移動應(yīng)用程序和登記亭取代紙質(zhì)指南和地圖，并鼓勵與會者通過即時消息應(yīng)用程序建立網(wǎng)絡(luò)和預(yù)約。
隨著不同行業(yè)從大流行中復(fù)蘇，企業(yè)會議和活動將在技術(shù)的幫助下繼續(xù)發(fā)展和適應(yīng)。面對面的會議最終會回歸，但在那之前，虛擬會議和混合會議才是展會的主角。在您計劃下一次活動時，請花時間研究和投資活動技術(shù)、培訓(xùn)和工具，以幫助您保持領(lǐng)先地位。
