發(fā)送議程并確認(rèn)會(huì)議時(shí)間后，就可以主持您的虛擬會(huì)議了。以下是深圳時(shí)光在線小編分享的一些運(yùn)行引人入勝且有效的虛擬會(huì)議的最佳實(shí)踐。
1、虛擬會(huì)議禮儀
我們都看過(guò)電話會(huì)議的喜劇短?。憾嗳送瑫r(shí)打斷對(duì)方，狗在后臺(tái)吠叫，人們大聲吃著松脆的食物。雖然這看起來(lái)很有趣，但體驗(yàn)起來(lái)并不那么有趣。幸運(yùn)的是，通過(guò)執(zhí)行虛擬會(huì)議禮儀，您可以避免此類(lèi)慘敗。
2、決定與會(huì)者應(yīng)該如何提問(wèn)
您是否會(huì)有一位主持人通過(guò)電子郵件接收參與者的問(wèn)題?如果與會(huì)者想提問(wèn)，是否必須舉手?提前確定這一點(diǎn)，以避免談話中斷。
3、留出時(shí)間進(jìn)行正常的“面對(duì)面”對(duì)話
尤其是在保持社交距離的時(shí)候，我們都想念有額外的時(shí)間來(lái)聯(lián)系。確保在虛擬會(huì)議開(kāi)始或結(jié)束時(shí)留出幾分鐘時(shí)間與與會(huì)者聊天。花幾分鐘自然地參與會(huì)讓每個(gè)人都放松下來(lái)，并且通常會(huì)提高工作效率。
4、讓與會(huì)者保持參與
眾所周知，連續(xù)坐在電腦前幾個(gè)小時(shí)就像等水燒開(kāi)一樣令人興奮。這會(huì)使您的與會(huì)者在長(zhǎng)時(shí)間的虛擬會(huì)議中保持參與變得非常困難。但是，有幾種方法可以確保您的會(huì)議參與者在會(huì)議期間積極參與。
5、主持會(huì)議
通過(guò)在整個(gè)會(huì)議期間隨機(jī)呼叫他們來(lái)確保參與者的注意力。如果您注意到與會(huì)者正在打電話或太安靜，請(qǐng)?zhí)崾舅麄兗尤胗懻摗＿@確保了每個(gè)人都有發(fā)言權(quán)和注意力。
6、擁抱移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序
雖然這種解決方案對(duì)于小型團(tuán)隊(duì)會(huì)議可能沒(méi)有意義，但對(duì)于那些較大的內(nèi)部聚會(huì)，移動(dòng)應(yīng)用程序可能有助于保持與會(huì)者的參與度。接受人們經(jīng)常使用手機(jī)的事實(shí)，并利用它為您帶來(lái)優(yōu)勢(shì)。創(chuàng)建投票或調(diào)查以在會(huì)議期間的不同時(shí)間發(fā)送，或鼓勵(lì)通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用程序進(jìn)行實(shí)時(shí)問(wèn)答。這些不同的功能不僅有助于讓參與者專(zhuān)注于任務(wù)，而且還為通?？深A(yù)測(cè)的會(huì)議計(jì)劃增添了樂(lè)趣。
7、嘗試虛擬會(huì)議破冰船
如果您要與新團(tuán)隊(duì)成員主持虛擬會(huì)議或?qū)F(tuán)隊(duì)聚集在一起，請(qǐng)考慮使用虛擬會(huì)議破冰船來(lái)……嗯……破冰!當(dāng)您親自開(kāi)會(huì)時(shí)，很容易快速介紹每個(gè)人并確保每個(gè)人都感到被包容。但是，在虛擬會(huì)議中，您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些團(tuán)隊(duì)成員比其他成員更能提出自己的意見(jiàn)。為確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)參加會(huì)議并聽(tīng)到他們的聲音，請(qǐng)嘗試讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)使用快速破冰器進(jìn)行自我介紹。
8、讓虛擬與會(huì)者參與任務(wù)
主持會(huì)議不僅僅意味著保持禮儀 ——還意味著確保會(huì)議不會(huì)偏離正軌。
如果您的與會(huì)者不遵守，會(huì)議議程實(shí)際上是無(wú)用的，沒(méi)有雙關(guān)語(yǔ)的意思?，F(xiàn)在比以往任何時(shí)候都更加，經(jīng)過(guò)數(shù)月(和數(shù)月)的虛擬會(huì)議和活動(dòng)，“屏幕疲勞”正在影響我們所有人，保持在線會(huì)議的參與并非易事?？紤]到這一點(diǎn)，重要的是要盡一切可能確保您的會(huì)議只進(jìn)行到需要的時(shí)間。
為了讓與會(huì)者專(zhuān)注于任務(wù)，您應(yīng)該提前決定會(huì)議的形式。是否允許您的與會(huì)者在他們想到問(wèn)題時(shí)提出問(wèn)題?或者他們應(yīng)該把問(wèn)題保留到會(huì)議結(jié)束嗎?您還應(yīng)該指定一位與會(huì)者作為記錄者。這將使您可以輕松地參考會(huì)議后的想法和想法，并且您可以在會(huì)議后摘要中為您的與會(huì)者發(fā)送筆記。
9、虛擬會(huì)議跟進(jìn)
幾乎與會(huì)議本身一樣重要，會(huì)議后續(xù)行動(dòng)必須包括對(duì)已完成工作的清晰總結(jié)、仍需完成的工作清單以及實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的明確行動(dòng)計(jì)劃。以下是一些確保您的虛擬會(huì)議跟進(jìn)有效的最佳做法：
指定某人在虛擬會(huì)議開(kāi)始時(shí)做筆記。沒(méi)有什么比在會(huì)議進(jìn)行到一半時(shí)意識(shí)到?jīng)]有人記錄任何討論過(guò)的任何內(nèi)容更糟糕的了。當(dāng)然，雖然一個(gè)人是指定的記筆記者，但所有與會(huì)者都應(yīng)該自己記筆記。
如果您的在線會(huì)議工具具有此功能，請(qǐng)錄制會(huì)議。這樣，如果有人需要返回并更詳細(xì)地引用對(duì)話，他們就可以這樣做。
在與原始會(huì)議邀請(qǐng)相同的電子郵件線程中發(fā)送后續(xù)電子郵件。這將確保所有與會(huì)者都將收到后續(xù)跟進(jìn)，并且不會(huì)將任何人排除在外。
在后續(xù)電子郵件中，請(qǐng)注意有任務(wù)要完成的特定個(gè)人。粗體或斜體他們的名字，并為他們的活動(dòng)提供具體的說(shuō)明。
