虛擬會(huì)議是全球公司的新標(biāo)準(zhǔn)。這種轉(zhuǎn)變帶來(lái)了學(xué)習(xí)曲線，因?yàn)閱T工使用新工具并遵循新程序，有些人比其他人適應(yīng)得更快。這不僅僅是學(xué)習(xí)技術(shù)，而是在視頻通話時(shí)遵循新的禮儀規(guī)則。
以前從未存在過(guò)的場(chǎng)景已經(jīng)出現(xiàn)，例如參與者在發(fā)言前忘記取消靜音，或者在開(kāi)會(huì)時(shí)四處走動(dòng)做家務(wù)，而不是相機(jī)。當(dāng)我們一起擁抱一種新的生活方式時(shí)，是時(shí)候讓我們的虛擬會(huì)議盡可能有效了。問(wèn)題是，什么是虛擬會(huì)議最佳實(shí)踐?
1、選擇適合您需求的在線會(huì)議提供商
無(wú)論您是有在線會(huì)議提供商還是從頭開(kāi)始，請(qǐng)花時(shí)間評(píng)估您的需求。他們可能在最近幾個(gè)月發(fā)生了變化。而且，隨著向虛擬化的快速轉(zhuǎn)變，虛擬化技術(shù)也有了新的更新。
在審查不同的工具時(shí)，請(qǐng)?jiān)儐?wèn)以下基本問(wèn)題：
你能錄制你的會(huì)議嗎?這些錄音在哪里?
有聊天功能嗎?
該工具是否將會(huì)議邀請(qǐng)與您的日歷同步?
您可以個(gè)性化會(huì)議室嗎?
是否有參與功能，例如實(shí)時(shí)投票?
2、使用虛擬會(huì)議工具來(lái)提高參與度
大多數(shù)在線會(huì)議或虛擬技術(shù)工具都具有超越簡(jiǎn)單視頻和語(yǔ)音通話的功能。在大型會(huì)議中，充分利用這些工具會(huì)很有用。
實(shí)時(shí)投票可用于測(cè)試最近共享信息的保留情況、快速輸入簡(jiǎn)單問(wèn)題等。在虛擬會(huì)議期間使用實(shí)時(shí)投票來(lái)保持會(huì)議進(jìn)展。
聊天和問(wèn)答是參與者在不中斷會(huì)議的情況下提出和回答問(wèn)題的好地方。在結(jié)束會(huì)議之前，將審查和回答聊天中的任何問(wèn)題設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)。
3、信任過(guò)程和程序
有些人討厭流程，但在一個(gè)包含兩名以上員工的組織中，流程是讓每個(gè)人都走上正軌的關(guān)鍵。它們可能很耗時(shí)，它們可能看起來(lái)過(guò)于詳細(xì)，但如果做得正確，它們就會(huì)起作用。同意虛擬會(huì)議禮儀規(guī)則將使每個(gè)人的工作生活更輕松。
建立記錄在案的虛擬會(huì)議流程并舉辦培訓(xùn)。
如果您使用的是新的會(huì)議工具，則組織已經(jīng)需要培訓(xùn)每個(gè)人如何使用它，因此現(xiàn)在是進(jìn)行虛擬會(huì)議流程培訓(xùn)的好時(shí)機(jī)。如果您的組織已經(jīng)制定了會(huì)議指南，那么現(xiàn)在是時(shí)候?qū)⑺鼈兡贸鰜?lái)并加以調(diào)整了。如果沒(méi)有，是時(shí)候開(kāi)始寫作了。通過(guò)培訓(xùn)所有員工做一些簡(jiǎn)單的事情來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程：
在每個(gè)會(huì)議請(qǐng)求中包含議程
提供會(huì)議編號(hào)和密碼
附上任何相關(guān)的背景信息
讓所有與會(huì)者事先閱讀議程
讓參與者在會(huì)議期間做筆記
確定并商定行動(dòng)項(xiàng)目和所有者
會(huì)后發(fā)送后續(xù)郵件
4、有預(yù)定的會(huì)議主持人
如果沒(méi)有指定的主持人，虛擬會(huì)議將分崩離析。雖然您可以在董事會(huì)會(huì)議室的桌子上在領(lǐng)導(dǎo)者之間進(jìn)行導(dǎo)航，但如果沒(méi)有人掌權(quán)，虛擬會(huì)議的結(jié)構(gòu)可能會(huì)讓您的團(tuán)隊(duì)彼此交談或根本不交談。
不要想當(dāng)然地認(rèn)為每個(gè)人都知道如何進(jìn)行虛擬會(huì)議。
盡管設(shè)置會(huì)議的人可能不是主持會(huì)議的同一個(gè)人，但請(qǐng)?jiān)跁?huì)議說(shuō)明中明確誰(shuí)將負(fù)責(zé)。然后，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，讓主持人開(kāi)始。為了使會(huì)議更有效，請(qǐng)培訓(xùn)組織中的每個(gè)人，了解會(huì)議主持人的角色以及如何以這種新格式舉辦高效會(huì)議以達(dá)到水平。一些人認(rèn)為明顯的最佳實(shí)踐，其他人可能需要教授。
會(huì)議主持人的一個(gè)非常重要的角色是提出問(wèn)題并保持會(huì)議進(jìn)行。沒(méi)有什么比一個(gè)人為了自己的目的破壞會(huì)議更糟糕的了。作為會(huì)議主持人，讓團(tuán)隊(duì)保持主題并完成議程。
5、要求與會(huì)者使用視頻
當(dāng)您可以在屏幕上看到其他人時(shí)，會(huì)議感覺(jué)更真實(shí)，參與者不太可能分心并從事其他任務(wù)。通過(guò)視頻個(gè)性化會(huì)議體驗(yàn)，以保持友情和責(zé)任感。
大多數(shù)人目前沒(méi)有太多的人際互動(dòng)。視頻可以讓同事感受到聯(lián)系。隨著參與者的加入，虛擬會(huì)議往往需要一些追趕時(shí)間。如果達(dá)成一致，追趕時(shí)間很棒，并且可以促進(jìn)關(guān)系。設(shè)置會(huì)前閑聊的時(shí)間限制，以保持事情順利進(jìn)行。許多組織要求虛擬參與者提前幾分鐘登錄，以便優(yōu)化會(huì)議時(shí)間——利用這段時(shí)間與同事交流。
6、了解不同類型的虛擬會(huì)議
虛擬會(huì)議可以用于多種目的。虛擬會(huì)議的類型決定了預(yù)期的會(huì)議長(zhǎng)度、參與程度和必要的準(zhǔn)備。每種會(huì)議都有不同的期望。
以下是一些虛擬會(huì)議示例：
培訓(xùn)：為教育目的而舉辦，有大量參加者。通常會(huì)通過(guò)測(cè)試來(lái)獲得理解分?jǐn)?shù)。
頭腦風(fēng)暴：與一小群參與者一起提出新想法或思考問(wèn)題。會(huì)前提出明確的期望，讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。
解決問(wèn)題：這些是目標(biāo)驅(qū)動(dòng)且高度參與的，用于為特定問(wèn)題提出解決方案。不要在沒(méi)有記錄在案的前進(jìn)戰(zhàn)略的情況下離開(kāi)。
公司更新：參加者多且參與度低的會(huì)議時(shí)間更長(zhǎng)。嘗試提高生產(chǎn)價(jià)值，并為參與者提供通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)投票和問(wèn)答的機(jī)會(huì)。
團(tuán)隊(duì)凝聚力：就像辦公室的歡樂(lè)時(shí)光一樣，團(tuán)隊(duì)凝聚力會(huì)議不是為了工作，而是為了建立融洽的關(guān)系。引導(dǎo)與破冰者的對(duì)話并培養(yǎng)包容性文化。
靈感：為了給日常帶來(lái)一些變化，這些會(huì)議通常依靠主題演講來(lái)討論一些主題或概念。
7、為每個(gè)虛擬會(huì)議設(shè)定明確的目標(biāo)并邀請(qǐng)合適的人
當(dāng)您了解正在計(jì)劃的虛擬會(huì)議的類型時(shí)，您可以考慮為該會(huì)議設(shè)定目標(biāo)。一次會(huì)議只能完成這么多。不要試圖將每個(gè)需要解決的問(wèn)題或需要討論的主題都放在議程上?？s小范圍。在
30 分鐘的虛擬會(huì)議中，計(jì)劃涵蓋不超過(guò)一到五個(gè)主題。
你的目標(biāo)應(yīng)該是明確的并且可以實(shí)現(xiàn)的。如果您有一個(gè)無(wú)法在會(huì)議中實(shí)現(xiàn)的明確目標(biāo)，請(qǐng)?jiān)O(shè)置多個(gè)會(huì)議并將目標(biāo)分成幾部分。
為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，您需要擁有合適的利益相關(guān)者。發(fā)送帶有提前說(shuō)明目標(biāo)的議程將使參與者能夠確定邀請(qǐng)列表中是否缺少任何人并轉(zhuǎn)發(fā)邀請(qǐng)。
8、尊重設(shè)定的會(huì)議長(zhǎng)度
據(jù)《福布斯》報(bào)道，虛擬會(huì)議的一大優(yōu)點(diǎn)是“準(zhǔn)時(shí)就是完美的”。與面對(duì)面會(huì)議相比，虛擬會(huì)議按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束。安排虛擬會(huì)議時(shí)，請(qǐng)盡量準(zhǔn)確地安排日歷上的休息時(shí)間。高估你需要的時(shí)間總是比低估要好。
如果會(huì)議沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束，請(qǐng)安排后續(xù)會(huì)議。如果會(huì)議結(jié)束得比預(yù)期的要快，請(qǐng)?zhí)崆敖Y(jié)束會(huì)議。
9、強(qiáng)調(diào)包容性
您最近是否查看過(guò)您的虛擬會(huì)議的包容性?在您的組織中創(chuàng)建一種包容的文化可以培養(yǎng)創(chuàng)造力并提高保留率。但是，隨著向虛擬的轉(zhuǎn)變，很容易失去對(duì)員工的關(guān)注，因?yàn)樘摂M會(huì)議試圖將重點(diǎn)放在盡可能有效地為業(yè)務(wù)問(wèn)題制定新戰(zhàn)略和解決方案上。
無(wú)論是由于角色、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、人際關(guān)系、性別還是種族，會(huì)議參與者分享想法總是存在障礙。有時(shí)，分享一個(gè)人的想法的障礙就像一個(gè)人談?wù)撈渌艘粯雍?jiǎn)單。
確保參與者在會(huì)議上發(fā)言時(shí)感到自在，如果他們不這樣做，請(qǐng)給他們一個(gè)解釋原因的平臺(tái)。發(fā)送調(diào)查或一對(duì)一詢問(wèn)會(huì)議是否會(huì)促進(jìn)包容性，并更新行為準(zhǔn)則以反映變化。它只會(huì)幫助一個(gè)組織聽(tīng)到不同的觀點(diǎn)，并且在不知不覺(jué)中扼殺反饋，你可能會(huì)錯(cuò)過(guò)偉大的想法。
10、虛擬會(huì)議最佳實(shí)踐總是在變化
隨著虛擬會(huì)議的繼續(xù)和技術(shù)的發(fā)展，虛擬會(huì)議的最佳實(shí)踐將會(huì)改變。準(zhǔn)備好適應(yīng)并學(xué)習(xí)如何使用新功能和工具。聽(tīng)取與會(huì)者的意見(jiàn)并從共同關(guān)注的問(wèn)題中學(xué)習(xí)。但有些事情永遠(yuǎn)不會(huì)改變。現(xiàn)在，既然我們結(jié)束的比預(yù)期的要快，我會(huì)給你五分鐘的時(shí)間。
