2022.10.07
活動策劃正在發(fā)展并成為活動越來越重要的工具——參與最近 EventMB 研究的近三分之二的策劃者預測，他們對活動策劃的使用將會增加。在我們當前的危機中，這種趨勢只會越來越大。越來越多的公司正在尋求填補活動策劃師的角色，以管理和領導他們的策劃戰(zhàn)略。但并非每家公司都有相同的活動需求。您如何決定外包或內部招聘是否適合您?在這篇文章中，我們將討論活動策劃人員和策劃人員的員工招聘技巧，以及在評估您的需求時要考慮的三個問題，以及雇用內部活動策劃人員和外包該角色的優(yōu)缺點。
重要的是要考慮您的整體策劃戰(zhàn)略和目標，權衡利弊，并就采取哪條路線做出明智的決定。
一、為什么要聘請活動策劃師?
公司開始將策劃視為其整體活動計劃中不可協(xié)商的組成部分，而這正是活動策劃師可以提供幫助的地方。
數(shù)據(jù)收集和報告是活動的關鍵，也是能夠確定和調整活動策略的關鍵，但許多策劃者仍然沒有足夠好地跟蹤他們的活動體驗。事實上，在最近的 EventMB 調查中，55% 的受訪者認為他們可以更好地衡量他們的現(xiàn)場活動(虛擬和面對面)的成功，17% 的人表示他們根本不衡量它。同時，目前市場上 76% 的招聘廣告都要求活動專業(yè)人員能夠分析活動的商業(yè)價值。
活動策劃師的角色正在成為一個更正式的職位，以彌合所需的策劃者技能組合與活動對策劃和數(shù)據(jù)的需求之間的差距。通過擁有策劃堆棧和策略，活動策劃師允許他們支持的策劃者專注于更高級別的活動策略。
招聘活動工作人員時，聘請活動策劃人員有很多好處。還有很多事情需要考慮，因為它們可以改變活動團隊的動態(tài)并轉移角色和職責。
二、聘請活動策劃師之前要問的 3 個問題
1、您現(xiàn)有的活動組合是什么樣的?
考慮到現(xiàn)有活動計劃的規(guī)模，在決定是否聘請活動策劃師時，您需要考慮的主要因素之一是您的策劃需求范圍。
您正在組織什么類型的活動，每年計劃舉辦多少活動?您的活動策劃預算是多少，您預計未來會發(fā)生變化嗎?在最近的 EventMB 研究中，52% 的活動策劃師預計明年將在活動策劃上花費更多預算。
根據(jù)您的活動量，聘請了解您的整個活動組合的全職內部活動策劃師可以通過采購用于所有活動的策劃堆棧來幫助簡化流程、確保一致性并降低策劃成本比代理機構更劃算。
內部活動策劃人員還可以為簡化一系列活動的數(shù)據(jù)分析提供價值。讓一名負責所有活動的數(shù)據(jù)管理的人員可以進行基準測試和比較，這有助于您獲得重要的洞察力，從而為您的戰(zhàn)略和決策提供信息。
2、您的策劃戰(zhàn)略是什么?
在聘請活動策劃人員之前，請確保您制定了可靠的策略，并了解活動策劃人員如何融入其中。您應該知道為什么要將這個職位添加到您的團隊中，以及您希望從新團隊成員那里獲得什么。
想想你目前正在使用什么樣的策劃。它以任何方式專業(yè)化嗎?您是否經(jīng)常需要定制來滿足您的需求?
如果是這樣，內部活動策劃人員可以更輕松地處理這些特殊用例。如果您難以與供應商就您的需求進行有意義的對話，那么活動策劃師可能是一筆巨大的財富。了解您的公司并熟悉市場解決方案的內部策劃人員能夠更好地在采購和實施過程中向供應商傳達目標和期望。
您的策略是否涉及需要持續(xù)管理和優(yōu)化的策劃堆棧，或者您是否正在尋找更多可以處理的特定策劃堆棧的一次性設置?
如果后者更好地描述了您的需求，那么您可能不需要全職的活動策劃師——將工作外包給能夠執(zhí)行該工作的策劃專業(yè)人員就足夠了。
但是，如果前者更符合您的策劃戰(zhàn)略，那么與內部策劃師合作可能會更好。擔任此職位的人將負責不斷了解策劃趨勢，評估績效并提出建議。
3、您的安全問題是什么?
策劃(尤其是新策劃)通常會帶來安全和隱私問題，這是在權衡外包活動策劃人員或雇用一名全職人員時需要考慮的問題。通常，使用內部策劃師代替代理機構可以讓您更好地控制數(shù)據(jù)。
例如，您不必擔心代理機構在關系結束后保留數(shù)據(jù)的可能性，因為對您數(shù)據(jù)的訪問將受到更多限制。
通過這種方式，數(shù)據(jù)在您的組織和受信任的供應商合作伙伴之間保存，而無需通過可能不必要的第三方。內部活動策劃師還允許公司親自確保遵守數(shù)據(jù)法規(guī)，因此您在活動中部署策劃時不必擔心不合規(guī)。
如果安全是重中之重，并且您希望保持對數(shù)據(jù)的獨家控制，您應該考慮聘請一名全職活動策劃人員。
三、招聘活動人員：您自己的內部活動策劃師
1、優(yōu)點
與內部員工一樣，內部策劃人員將對公司的愿景和流程有更好的整體了解，這將使他們能夠更好地設計支持組織目標的策劃戰(zhàn)略。
您團隊中的活動策劃師可以簡化各個內部部門的工作流程，因為他們對他們如何與活動交互并隨時可以訪問他們的反饋有深入的了解。例如，他們可以與銷售和營銷團隊密切合作，將活動數(shù)據(jù)轉化為基于最佳參與度的營銷洞察。
內部活動策劃人員不會像機構那樣對一兩個活動有有限的看法。相反，他們可以管理您的整個活動組合并在組織層面做出購買決策。這不僅簡化了流程并降低了管理成本，而且還為他們提供了更多的談判籌碼，因為他們將全部潛在的業(yè)務組合用于任何交易。他們還通過監(jiān)督和管理正在部署的所有策劃平臺的品牌推廣來幫助確保品牌一致性。
內部策劃師使您的組織能夠控制您的策劃戰(zhàn)略的連續(xù)性。在定義了該策略并設置了相關的策劃堆棧后，他們可以更輕松地響應您的需求變化。通過保留內部策劃設置的知識，他們還可以最大限度地減少潛在代理關系結束后可能出現(xiàn)的低效率和風險。
他們還將能夠更好、更輕松地與供應商進行溝通和談判，從而建立更牢固的關系，從而使您的組織受益。他們選擇與之合作的供應商沒有偏見或由優(yōu)惠代理安排決定。
2、缺點
正如標題所暗示的那樣，內部活動策劃人員代表全職雇用，這對您的公司來說是一個更長且(可能)更昂貴的承諾。但是，從長遠來看，它可能有助于節(jié)省策劃成本和代理費用，因此這些也應該被添加到資產(chǎn)負債表中。
在您的活動團隊中添加全職成員可能會混淆角色，因此劃分職責并確保每個人都在同一頁面上很重要。創(chuàng)建一個入職計劃是一個好主意，以確保團隊了解活動策劃人員的角色以及如何使用他們的專業(yè)知識，反之亦然。
四、外包您的活動策劃需求
聘請全職員工可能并不總是最好的選擇。根據(jù)您的目標，外包活動策劃師的角色也有很多優(yōu)勢。
1、優(yōu)點
由于外包并不代表長期承諾，因此您可以根據(jù)需要聘請策劃師來協(xié)助完成某些活動或任務。如果您想要一個策劃含量高的活動但不經(jīng)常計劃它們，或者不打算全年使用策劃設置，這是理想的選擇。
如果您仍在探索活動策劃師的好處并確定他們如何適合您的組織，那么外包您的策劃需求是一個不錯的選擇。您可以花時間評估潛在價值，而不是立即雇用一名。這可能是向您的組織領導證明活動策劃師的價值并證明最終內部聘用合理性的重要一步。
根據(jù)您在活動類型中的具體經(jīng)驗，您通?？梢愿唧w地選擇外包活動策劃師。通過內部雇用，您可以在管理您的全部投資組合和活動策劃需求方面獲得更多覆蓋。盡管如此，在評估他們的薪水預算時，您可能需要在特定體驗方面做出妥協(xié)。因此，內部招聘可能需要一段時間才能適應您的特定行業(yè)和需求。
2、缺點
內部招聘的大多數(shù)其他優(yōu)勢都轉化為外包的劣勢。
承包商或代理機構通常不熟悉公司流程和文化，這意味著(可能)降低效率和公司愿景的整體一致性。
代理商可能偏向于首選供應商，而不是從所有可用供應商中選擇最適合公司的供應商，并且數(shù)據(jù)在代理商手中可能不那么安全。
如果讓不同的顧問或機構來處理不同的活動，一致性可能最終會受到影響。作為供應商溝通的第三方，他們可以減慢批準過程并阻止您與供應商之間建立關系的潛力。
最后，這兩種選擇都有各自的優(yōu)缺點，因此在開始雇用活動工作人員擔任此角色之前，充分了解您的策劃需求和總體目標以有效權衡可用的選擇非常重要。
五、聘請活動策劃師
活動策劃師可以為組織增加很多價值，并幫助將策劃戰(zhàn)略和部署提升到一個新的水平。最重要的一步是確定是否在內部招聘該角色，以及如何根據(jù)公司的需求最好地利用活動策劃人員帶來的好處。這可能意味著外包，具體取決于幾個重要因素，例如您當前的活動組合、策劃策略和安全問題。
