2023.02.28
為了確保會議順利進行并達到預(yù)期的效果，有許多事情需要記住。最終，有能力支持或終止會議的是在場的最高級管理人員。在適當(dāng)?shù)牡攸c提交精心設(shè)計的議程是任何會議成功的關(guān)鍵。記住這一點，這里有一些在設(shè)計和主持會議時要避免的常見陷阱。
1、未能對高級管理團隊進行階段性管理
這是一個主要的失敗。如果會議策劃者沒有得到這一級別的管理人員的認可，那些剛剛參加會議的高管很容易破壞會議。他們可以發(fā)表不利于主持人的意見，議程可以擱置一旁;他們可以在最后一分鐘改變食物和飲料的安排，擾亂會議的流程。重要的是要記住，出席會議的最高級人員是會議發(fā)起人。
2、設(shè)定不切實際的時間框架
不切實際的短時間是會議偏離軌道的最常見原因之一。如果參與者感到匆忙和有壓力，他們的參與程度就會降低。
3、打包議程
是的，設(shè)計較短會議的壓力確實存在，但重要的是對在給定的時間框架內(nèi)什么能做什么不能做的現(xiàn)實期望。
4、未能使會議具有互動性
有了所有關(guān)于成人學(xué)習(xí)的研究，這是不可原諒的。
5、跳過現(xiàn)場檢查
當(dāng)預(yù)算緊張時，客戶經(jīng)常試圖通過放棄國外會議的現(xiàn)場檢查來節(jié)省開支。以下是一些備選方案:
6、選擇了錯誤的地點
很多時候，在決定會議內(nèi)容和設(shè)計之前就選擇了會議地點。這可能會帶來許多挑戰(zhàn)。例如，空間可能不足以進行突破練習(xí)。如果房間太小，則設(shè)置可能僅限于劇院式設(shè)置。這給我們帶來了下一個會議錯誤。
7、使用錯誤的會議室配置
如果目標(biāo)是鼓勵與會者之間的互動，選擇半圓或正方形。矩形桌子很少被使用，但是它們在小組練習(xí)中非常好用?；蛘?，使用U形結(jié)構(gòu)和分組房間或桌子進行小組練習(xí)。
8、未能確定和滿足特殊需求
這方面永遠不應(yīng)該有意外。在會議開始之前，有必要:
9、對視聽要求重視不夠
不要假設(shè)供應(yīng)商知道你需要什么。審查所有要求，明確何時以及如何使用投影儀、麥克風(fēng)和其他活動技術(shù)。會議當(dāng)天來不及發(fā)現(xiàn)視聽不足以滿足小組的需要。
利用你在國外旅游的時間去實地考察
在目的地聘請活動策劃人或DMC進行現(xiàn)場考察
讓旅游局或會議局參與進來(有些會做現(xiàn)場檢查)
確保所有參與者都可以訪問
確定有過敏或特殊飲食需求的參與者，并與廚師合作滿足他們的需求
