2022.06.07
基本每個企業(yè)都會涉及到活動策劃，如果你的老板讓你策劃一個活動，但是你的公司沒有專業(yè)的活動策劃團(tuán)隊，所有一切相關(guān)工作都需要你來完成，你肯定會感到恐慌，其實不用過分擔(dān)心，你完全可以做到這一點，接下來深圳時光在線活動策劃小編分享：如何策劃活動，簡單的8步指南。
1、確定活動的目標(biāo)和時間表
策劃一場活動是一項艱巨的任務(wù)。在您深入了解它之前，請考慮一下您為什么要策劃它。您是否希望擴(kuò)大您的客戶群?推動銷售收入?教育客戶?招聘新員工?
您甚至可能意識到，某個事件并不是您實現(xiàn)目標(biāo)的最有力選擇。畢竟，只有 49% 的企業(yè)在其多渠道營銷活動中采用事件營銷作為渠道。
但是，如果您準(zhǔn)備好開展活動，請擴(kuò)展您的目標(biāo)以指定目標(biāo)參與者。例如，具有參與目標(biāo)的事件將針對漏斗頂部的潛在客戶。
這些決定將決定你以后的許多決定。
現(xiàn)在也是為您的活動設(shè)置時間表的好時機(jī)。這將幫助您確定以下每個步驟的時間。
您不想選擇在您的目標(biāo)行業(yè)有很多其他會議的日期，原因如下：
租金價格上漲
投票率下降
更難脫穎而出
進(jìn)行一些挖掘以找出您所在行業(yè)的大多數(shù)事件何時發(fā)生，并選擇該領(lǐng)域之外的日期。
您還應(yīng)該確保將日期設(shè)置得足夠遠(yuǎn)，以便完成所有事情而不會精疲力盡。
2、確定你的預(yù)算
確定活動預(yù)算非常重要，你必須弄清楚你是如何為所有有趣的東西(食物、音響設(shè)備、贓物、五彩紙屑大炮)買單的。畢竟，事件可能會變得非常昂貴。
對于舉辦活動的公司來說，他們 21% 的營銷預(yù)算用于這些活動，正確分配資源很重要。
在規(guī)劃活動預(yù)算時，您應(yīng)該考慮以下幾點：
活動后勤(規(guī)模、長度、場地、工作人員、運輸)
軟件需求(從數(shù)字標(biāo)牌的利基工具到必要的活動管理軟件)
體驗必需品(餐飲、影音設(shè)備、裝飾品)
便利設(shè)施(例如，健康產(chǎn)品、狗收養(yǎng)、贓物袋等)
額外支出(您總是需要一些回旋余地)
一旦你弄清楚了所有東西的確切成本，你就可以為所有這些錢的去向制定一個商業(yè)案例。
3、找到你的場地
如果您要舉辦大型活動，則必須選擇您計劃舉辦的城市。如果您要舉辦較小的本地活動，那就不用擔(dān)心了。無論如何，計劃一個讓您的大多數(shù)消費者、潛在客戶和目標(biāo)受眾都可以輕松訪問的活動。
一旦確定了大致位置，就該選擇特定的場地了。
根據(jù)該地區(qū)的熱門活動場所、其他企業(yè)的推薦和當(dāng)?shù)刭Q(mào)易出版物，建立一個您想要探索的地點的候選名單。盡可能多地自行審查場地和/或其控股公司，然后安排參觀您名單上的場地。
這里有幾個問題要問自己和在這些旅行中遇到的供應(yīng)商：
您需要多少個房間(大的和小的)?
離機(jī)場有多近?
離多家酒店有多近?
場地是否已經(jīng)與餐飲公司達(dá)成交易?
租賃中包含哪些 A/V 設(shè)備?
他們的安全政策是什么?
他們提供什么便利設(shè)施?
4、選擇你的技術(shù)
有很多活動管理軟件，其中一些對您的活動有所幫助，其中一些可能對未來的活動有所幫助。
活動管理軟件可以幫助您進(jìn)行注冊、促銷、組織以及——在這個階段最重要的——計劃。
您還應(yīng)該考慮以下工具：
門票、促銷和付款：活動預(yù)訂軟件
現(xiàn)場標(biāo)牌：數(shù)字標(biāo)牌軟件
直播會議：網(wǎng)絡(luò)會議軟件
營銷和推廣：電子郵件營銷和社交媒體管理軟件
與會者體驗：移動活動應(yīng)用程序
對于活動本身：會議軟件
如果您要投資多種工具，請在花錢之前確保它們都相互集成。這將確保無縫的用戶體驗，并且不會漏掉任何東西。
您還需要確保您的與會者在注冊時也有同樣流暢的體驗。讓您的觀眾盡可能輕松地找到點擊購買按鈕的方式。
一種方法是確保您的各種營銷軟件工具(營銷自動化、電子郵件營銷和社交媒體營銷等)可以與您的注冊軟件集成。
5、尋找您的合作伙伴和供應(yīng)商
根據(jù)您選擇的場地，他們可能會提供特價或擁有自己的內(nèi)部餐飲服務(wù)商和 A/V 產(chǎn)品。如果您不能引入外部供應(yīng)商，您應(yīng)該檢查他們是否提供您可以利用的任何特定交易(例如，如果您達(dá)到特定的參與者門檻，他們可能會為非營利組織提供交易或折扣)。
如果您被允許引入第三方/外部供應(yīng)商，請貨比三家以確保您獲得最優(yōu)惠的價格。
除了食物、景點和聲音，您還應(yīng)該研究以下內(nèi)容：
交通(入住酒店的客人往返會場)
健康產(chǎn)品(包括健身課程、手工藝課程等)
臨時代理(以確保您的活動配備齊全)
安全性(確保您的活動完全安全)
娛樂(因為活動不應(yīng)該只是關(guān)于商業(yè))
您還希望尋找任何可以幫助資助和組織此活動的潛在合作伙伴。通過整合資源，您可以在金錢和資源方面為自己降低成本，同時還可能通過打入您的合作伙伴可以進(jìn)入的未開發(fā)市場來提高出勤率。
但是，出于與我們討論場地選擇相同的原因，正確審查您的合作伙伴和供應(yīng)商非常重要。
6、找出你的主要吸引力
是什么讓人們參加你的活動?
也許是主題，也許是演講者。這取決于活動，不僅如此，還取決于您的與會者。
想想你的聽眾。什么會讓他們興奮?什么會激勵他們?
例如，如果你要為你的公司舉辦頒獎晚宴，食物可能是當(dāng)晚的一部分，但頒獎是每個人都會關(guān)注的。如果您正在組織公司活動，請考慮您正在進(jìn)入的市場及其痛點。他們需要知道什么?尋找可以與之交談的演講者。
嘗試專注于具有廣泛吸引力的景點。如果您的吸引力是一個人/一群人，請找一個擁有大量熱情追隨者的人，他們現(xiàn)在更有可能參加您的活動。
7、建立你的營銷活動
你想讓人們坐在那些座位上嗎?這是執(zhí)行此操作的步驟。
您需要為您的活動主題制定一個獨特的愿景，并圍繞它開展?fàn)I銷活動。您的主題應(yīng)該與您在開始時設(shè)定的目標(biāo)以及您所追求的受眾相關(guān)聯(lián)。
從那里開始，您需要參與營銷團(tuán)隊擁有的盡可能多的渠道。除了電子郵件營銷、內(nèi)容營銷、廣告購買和社交媒體營銷之外，您還應(yīng)該聯(lián)系那些提前回復(fù)的人，看看他們是否會在社交媒體上宣傳活動。
確保您的所有營銷都是圍繞該核心主題設(shè)計的(包括圖形和副本)。向吸引更多觀眾的與會者提供推薦率(例如，如果有人說服另一個人參加，則免費升級他們的門票)。
8、制定計劃以建立與與會者的新關(guān)系
該事件甚至還沒有發(fā)生，但您應(yīng)該已經(jīng)將其作為規(guī)劃過程的一部分進(jìn)行思考。
您需要制定計劃來發(fā)展事件產(chǎn)生的關(guān)系。
在活動中，通過提供大量附有貴公司信息的免費贈品(例如，鋼筆、磁鐵、活頁夾、手提袋等)，為未來的合作關(guān)系奠定基礎(chǔ)。
這樣，在活動結(jié)束后，人們每次去打開冰箱或收拾雜貨時，仍然會把你的公司放在他們的腦海中。
活動結(jié)束后，向與會者發(fā)送調(diào)查，以便您既能衡量成功，又能獲得具體見解(例如，哪些人群在活動中擁有最好/最差的體驗或最大/最小的存在)。
想想你最近參加的一個活動。你認(rèn)為他們的目標(biāo)是什么?結(jié)果是否符合這些目標(biāo)?
現(xiàn)在開始考慮自己的目標(biāo)。你實現(xiàn)它們的最佳方式是什么?歡迎來到第一步。你可以這樣做。
