2022.08.01
隨著面對面活動的恢復和每日 Covid 病例繼續(xù)在各地發(fā)生，活動專業(yè)人士和場所發(fā)現(xiàn)自己陷入了重返面對面互動和參與的愿望與 Omicron 的新變體和企業(yè)不愿出差。2022 年及以后的分期活動將與 2019 年的計劃不同，也不應該如此。世界發(fā)生了不可逆轉(zhuǎn)的變化，會議和活動行業(yè)的加速數(shù)字化提供了豐富的選擇來保證與會者的安全，同時仍然提供出色的混合或?qū)嶓w活動體驗。最大化預算的更保守方法將要求活動部門加倍計劃和了解會議、會議和活動觀眾。場地合作伙伴關(guān)系需要靈活性，并就現(xiàn)場和在線與會者將如何通過活動的每個階段、消費者內(nèi)容和彼此建立網(wǎng)絡(luò)進行更多溝通。
1、為您的面對面活動尋找合適的場地
忘記您對空間要求的了解。即使指導方針發(fā)生變化，客戶也會對實施的社交距離措施更有信心。因此，當您尋找舉辦下一次活動的完美背景時，請尋找能夠提供靈活性、虛擬現(xiàn)場參觀以及更能滿足舒適性和安全性需求的場所。
借助場地采購技術(shù)，您可以輕松擁有一個強大的數(shù)據(jù)庫， 讓您能夠：
觸手可及的查看目的地和場地
縮小您的選擇范圍并在幾秒鐘內(nèi)過濾結(jié)果
直接從系統(tǒng)發(fā)送提案請求 (eRFP)
更有效地評估您的 eRFP 響應
通過實時協(xié)作進行虛擬場地參觀
將您所有的歷史出價和合同價格存儲在一個單一的記錄系統(tǒng)中。
2、收集基本與會者信息
通過調(diào)查員工或過去的參加者，了解有多少人可能親自參加，以及那些不能或不愿意旅行的人對在線版本的胃口是什么。
在策劃過程中及早進行溝通還可以讓您確定當面代表最適合哪種類型的安全協(xié)議。
您是否需要額外的休息室來將人們分成更小或更隔開的小組?您是否需要根據(jù)不斷變化的指導或團體偏好重新評估食品和飲料的交付?
通過更早地確定與會者的舒適度和安全需求，您將有更多時間與您的場地和技術(shù)合作伙伴進行計劃 - 從而使注冊人放心，親自參加將帶來積極、安全的體驗。
然后，使用活動注冊作為工具來進一步篩選與會者并為您的活動添加健康檢查 。
只有符合您預先設(shè)置的特定疫苗接種、測試和一般健康狀況標準的代表才能獲準參加活動。然后，他們將能夠在現(xiàn)場直觀地顯示他們的通行證以獲得進入。
詢問注冊問題，使您能夠：
確定與會者旅行地點
記錄位置數(shù)據(jù)以進行接觸者追蹤
使用帶有 RFID 徽章的與會者跟蹤來管理員工、貴賓或高風險與會者的敏感區(qū)域。
確保活動空間內(nèi)的每個人都接種了疫苗并且 Covid 安全。
3、設(shè)計包含社交距離的房間布局
使用事件圖表工具創(chuàng)建符合社交距離準則的房間布局。創(chuàng)建座位安排，讓與會者之間有更多空間。
與其用傳統(tǒng)的緊密排列的排來構(gòu)建房間布局，不如錯開座位。
使用正確的工具，您可以輕松地設(shè)計活動以適應社交距離和安全準則，以確保每個空間都有合適的參加者容量。
繪圖工具還允許您繪制出在整個公共區(qū)域放置手部消毒站、面罩站、壁掛式清潔站等的位置。
4、提供非接觸式活動簽到和徽章打印
簽到時避免與會者與工作人員接觸。
通過使用活動前收到的二維碼或數(shù)字錢包信息，與會者可以在不觸摸任何屏幕的情況下簽到并打印他們的徽章。這樣，您可以最大限度地減少接觸并保持與會者和員工的健康。
5、管理房間和會話容量
控制會議出席率是您可以用來管理與會者安全距離以遵守準則的主要方法之一。設(shè)置嚴格的會話容量，以確保每個會話只允許最安全數(shù)量的與會者注冊。
然后，讓計劃人員盡早檢查白楊會議的出席情況，以便他們可以在需要時進行會議調(diào)整。
使用自助值機亭，方便與會者進行非接觸式簽到。檢查每個會議有多少與會者注冊，并根據(jù)入住人數(shù)創(chuàng)建房間布局，同時考慮社交距離準則。
在活動期間，在登記與會者時使用掃描儀來管理容量控制。規(guī)劃人員還可以使用活動管理工具來密切監(jiān)控出席情況，并使用溢出會議室進行近場會議或滿員會議。
6、快速輕松地與與會者交流
移動活動應用程序是一種出色的工具，可在活動之前、期間和之后快速有效地與與會者交流。與會者可以使用活動移動應用程序接收所有相關(guān)信息、通信、通知和內(nèi)容。
推送通知可用于管理熱門會議的分會場并讓與會者隨時了解情況，此外，動態(tài)活動指南可提供與危機或健康問題相關(guān)的更新警報。
在網(wǎng)絡(luò)方面，移動活動應用程序促進了與會者之間的聯(lián)系，同時允許他們通過聯(lián)系信息共享保持距離。與會者還可以在到達活動和安排會議之前表達對參展商和贊助商的興趣。
移動應用程序還有助于為在線與會者提供與室內(nèi)與會者相同的觀眾互動功能。通過確保所有民意調(diào)查和演講者問題都通過該應用程序提交，它消除了任何觀眾偏見的機會，并為混合活動創(chuàng)造了一種聯(lián)合體驗。
7、添加更多混合元素
混合活動確實是最適合您的與會者需求的組合，因此請分析您的觀眾反饋并計劃提供可以改善他們體驗的內(nèi)容。
例如，您可能決定通過網(wǎng)絡(luò)研討會交流活動內(nèi)容，然后在同一周晚些時候?qū)⒛挠^眾聚集在一起共進晚餐，討論學習成果并鼓勵他們與同行建立聯(lián)系。
或者，需求可能是對物理事件之外的附加內(nèi)容。在這種情況下，在實體活動期間拍攝的點播會議庫可以補充全年的網(wǎng)絡(luò)研討會和虛擬會談計劃。
在現(xiàn)場活動設(shè)計中添加在線元素將增加活動的可訪問性、可持續(xù)性和影響力。它將幫助您建立社區(qū)、增加宣傳，甚至為您提供通過在線贊助商和商業(yè)插件增加收入的機會。
混合出席的一個毋庸置疑的好處是您可以準確地看到在線與會者的行為。您可以收集有關(guān)他們?nèi)绾闻c您的內(nèi)容互動、他們參加和不參加哪些會議的數(shù)據(jù)，并且您可以使用受眾參與工具來了解他們的挑戰(zhàn)、目標甚至購買要求。
如果您的活動有贊助商，請準備好讓這些贊助商仍然需要來自現(xiàn)場參與者以及在線的完整數(shù)據(jù)點。
8、安全地促進與會者之間的現(xiàn)場會議
約會是任何活動的主要內(nèi)容。要管理與會者互動的容量和時間安排，請考慮使用預先安排的約會。
允許與會者或計劃者在活動之前或期間安排會議，以最大限度地進行面對面的互動。與會者也不必在現(xiàn)場。虛擬與會者也可以預約。通過使用虛擬圖表工具，規(guī)劃人員可以調(diào)整會議室布局以符合社交距離準則。
9、啟用非接觸式聯(lián)系人共享
為與會者和贊助商提供安全聯(lián)網(wǎng)的工具。使用正確的潛在客戶捕獲工具，與會者或贊助商可以通過單次掃描或揮動 RFID 編碼徽章來收集聯(lián)系信息。
這將使與會者保持距離。贊助商和貿(mào)易展位參與者喜歡向與會者分發(fā)內(nèi)容，而不是提供實體單張，發(fā)送和接收活動內(nèi)容和文獻以減少聯(lián)系并節(jié)省紙張。
10、隨時了解情況并準備好適應
會議和活動策劃者能做的最好的事情就是自我教育并保持靈活性。擁抱適應性并依靠活動技術(shù)使您的會議和活動比以往任何時候都更好。
您可以利用來自與會者數(shù)據(jù)的見解來幫助改進未來活動的內(nèi)容和設(shè)計。活動策劃者從未有過如此多的數(shù)據(jù)可供使用，現(xiàn)在是時候使用它來確保您的未來計劃在安全和成功的活動環(huán)境中推動投資回報。
