2022.09.13
您已將所有符合您選擇標(biāo)準(zhǔn)的酒店縮小到兩個(gè)或三個(gè)目的地，并準(zhǔn)備發(fā)送 RFP……全部 125 家，對嗎?在向不符合您要求的酒店和場所填寫您的 RFP 之前，請做好功課，為您和潛在的場所合作伙伴節(jié)省時(shí)間。請記住，雖然發(fā)送 eRFP 可能不需要太多努力，但酒店確實(shí)需要很長時(shí)間才能做出回應(yīng)并讓您進(jìn)行審核。這個(gè)額外的步驟在場地審查過程中是必要的，并且保證會得到回報(bào)。在選擇完美場地時(shí)，請牢記以下三點(diǎn)：
1、查看會議異議和要求
雖然下面列出的項(xiàng)目聽起來像是屬于 RFP，但它們是您在聯(lián)系場地之前必須確定的高級考慮因素。目標(biāo)： 您會議的目標(biāo)和目的是什么?一旦你能清楚地傳達(dá)它們，許多場地將成為顯而易見的選擇。風(fēng)格： 會議的風(fēng)格是什么?它是針對員工的網(wǎng)絡(luò)功能、志同道合的專業(yè)人士的教育會議，還是大型的年度會議?另外，場地是否反映了組織的形象?你的公司、它的利益相關(guān)者和它的贊助商會為進(jìn)入這個(gè)地方而感到自豪嗎?另一方面，對您的客人來說是否過于奢華?這需要時(shí)間來評估，并且需要像您這樣的規(guī)劃者走一條細(xì)線。場地不應(yīng)該“太”任何東西。太便宜或太貴都不是您希望從與會者那里聽到的話。
會議空間、視聽和食品
您對會議空間的總需求是多少?會議中心、會議中心或酒店最適合您的團(tuán)隊(duì)嗎?您需要多少個(gè)分組討論室，您想使用外部功能空間嗎?
您需要什么類型的視聽設(shè)備，包括立管和講臺?是否提供現(xiàn)場技術(shù)支持?
有沒有辦法通過酒店的字幕或數(shù)字標(biāo)牌為您的活動(dòng)打上品牌?
整個(gè)設(shè)施(包括室外空間)是否普遍使用 Wi-Fi?它是免費(fèi)的還是收費(fèi)的?
充電站呢?它們在整個(gè)空間中都可用嗎?它們是否支持多種類型的移動(dòng)設(shè)備?
看看食品和飲料——總的來說，美食是什么?如果需要，您可以引入外部餐飲服務(wù)商嗎?
2、分解預(yù)算
如果您像大多數(shù)會議專業(yè)人士一樣，您會在每次會議結(jié)束時(shí)收集與會者的調(diào)查以獲取反饋。現(xiàn)在是提取這些結(jié)果并真正從中學(xué)習(xí)的時(shí)候了。如果您的活動(dòng)是一年一度的活動(dòng)，請仔細(xì)查看您三年的歷史。分析空間、音頻/視頻、演示者、食品和飲料以及任何其他重要項(xiàng)目領(lǐng)域的會議支出。最后，將這些結(jié)果與您的目標(biāo)相對應(yīng)。他們是怎么排的?您應(yīng)該始終如一地做事，還是與會者想要新的體驗(yàn)?
3、尋求幫助
有大量免費(fèi)資源可幫助您在計(jì)劃活動(dòng)時(shí)做出有意義且成功的決定。會議和旅游局處理三個(gè)主要領(lǐng)域：
收集信息并與符合您搜索條件的酒店建立聯(lián)系
對目的地和場地設(shè)定切合實(shí)際的期望
向您介紹當(dāng)?shù)匦枨笠蛩兀绺叻鍟r(shí)間、特殊會議和為您的活動(dòng)安排的建設(shè)項(xiàng)目
