2022.09.20
混合活動需要與您的場地更高水平的協(xié)調(diào)和合作。與往常一樣，場地是您現(xiàn)場體驗的中心。但對于吸引虛擬觀眾對活動成功至關(guān)重要的混合會議而言，混合活動場地在舉辦安全有效的活動和促進技術(shù)方面發(fā)揮著重要作用。
超過三分之二的策劃師表示，他們希望場館能夠為以下所有方面提供支持：連接性、AV 設(shè)備、房間設(shè)計和整體指導(dǎo)。從尋找和管理空間以提供安全的面對面體驗，到確保 AV 基礎(chǔ)設(shè)施和支持到位，以捕捉并與您的在線與會者分享，場地對于為雙方觀眾提供良好的混合活動體驗至關(guān)重要。畢竟，活動策劃的未來是混合的。
一、混合活動場地安全注意事項
讓我們面對現(xiàn)實吧，在 2021 年吸引現(xiàn)場觀眾參加大型室內(nèi)活動將是一個挑戰(zhàn)。殘留的健康問題，加上緊張的營銷和旅行預(yù)算，將迫使活動策劃者和營銷人員確保與會者的現(xiàn)場體驗盡可能安全。許多策劃者和與會者首先要評估的是潛在場所的安全協(xié)議和政策。
您的與會者期望您提出的常見問題(并且您應(yīng)該期望從潛在場所提出)包括：
· 從表面區(qū)域到公共空間，場地有哪些衛(wèi)生和清潔流程?
· 客房的清潔方法是什么?
· 場地對其室內(nèi)空間有哪些社交距離政策?
· 場地如何確保其員工和為您的活動工作的員工的健康?
· 餐飲準備和服務(wù)將如何運作?
潛在場所研究
請務(wù)必在您的提案請求 (RFP) 流程中盡早提出這些問題。幸運的是，許多場所會在其網(wǎng)站上詳細發(fā)布此信息，但您需要確保了解與您的活動相關(guān)的每項政策。
一旦您選擇了您的場地并就您的活動的這些元素中的每一個達成一致，請在您的營銷工作中盡早并突出地傳達這些保護措施，以使您的潛在親自參加者相信他們的體驗將是安全的。
二、空間布局注意事項
混合活動，尤其是 2021 年舉行的活動，將需要一種新的方法來管理和配置會議空間。首先，社交距離要求意味著您需要布置從登記亭和用餐區(qū)到會議室、會議室和展覽空間的所有東西，以符合安全準則。平時可容納 100 人的房間現(xiàn)在可能只允許 50% 或更少的入住率。
您將需要安排某些房間以確保您有空間容納攝像機和其他 AV 要求，這些要求將捕獲內(nèi)容以分發(fā)給您的虛擬觀眾，這會增加復(fù)雜性。如果這還不夠，旅行限制可能意味著您必須以最少(甚至不需要)現(xiàn)場訪問來完成所有這些工作。
使用技術(shù)來規(guī)劃活動空間
場館和技術(shù)提供商正在幫助解決這些挑戰(zhàn)。大多數(shù)場所都有其會議空間的詳細示意圖，并且習(xí)慣于與規(guī)劃團隊合作，根據(jù)新的社交距離規(guī)則和規(guī)劃者的 AV 要求來配置空間。在某些情況下，場地平面圖正在被數(shù)字化并輸入空間規(guī)劃軟件，使規(guī)劃人員能夠繪制出詳細的座位和空間配置方案。
規(guī)劃人員可以輸入他們的間距要求(例如，間隔1米)，然后將桌子、椅子甚至 AV 設(shè)備放置在房間的比例模型中，以確保一切都符合要求，并且場地線等仍然有效。其中一些工具甚至允許對空間進行 3D 渲染，因此規(guī)劃團隊可以很好地了解每個空間的外觀和感覺。雖然無法替代現(xiàn)場訪問，但這些工具可以消除大量猜測，確保您的空間能夠提供安全的現(xiàn)場體驗，并滿足您可能需要吸引虛擬觀眾的任何獨特的視音頻需求。
三、混合活動視聽注意事項
對于僅在線觀看的觀眾，他們的內(nèi)容體驗質(zhì)量將在很大程度上決定他們的活動體驗。這可能采取直播字幕會議的形式，錄制內(nèi)容以備后用，按需消費，甚至在場地的現(xiàn)場工作室中進行現(xiàn)場會議或小組討論?？赡苄允菬o窮無盡的，但毫無疑問，捕捉、制作和交付高質(zhì)量、引人入勝的內(nèi)容需要正確的 AV 基礎(chǔ)設(shè)施以及場地及其合作伙伴的支持。
如何捕捉、制作和分發(fā)精彩內(nèi)容給您的虛擬觀眾?有許多模型，最終您的方法必須基于您的受眾、活動目標和預(yù)算而有意義。簡而言之，它需要正確的基礎(chǔ)設(shè)施和正確的專業(yè)知識。
創(chuàng)建活動內(nèi)容的基本構(gòu)建塊包括：
· 一個場景，通常是一個舞臺或工作室
· 攝像頭，通常是多個，用于記錄您的演講者及其內(nèi)容
· 高品質(zhì)的燈光和聲音
· 內(nèi)容編輯和制作，以確保您的內(nèi)容看起來充滿活力和專業(yè)
· 直播分發(fā)
· Wi-Fi/適當?shù)膸?/p>
1、在規(guī)劃期間考慮親自體驗和虛擬體驗
鑒于所需的所有組件，場地的重要性變得顯而易見。讓我們從一個簡單的例子開始。如果您計劃對 CEO 的主題演講進行直播，則需要確保會議室具有正確的基礎(chǔ)設(shè)施和配置來支持直播。在大多數(shù)情況下，簡單地將攝像頭放在房間的后面并向您的虛擬觀眾流式傳輸對于您的虛擬與會者來說并不是一種很好的體驗，您可能會完全失去他們的注意力和參與度。
相反，您可能需要考慮在房間內(nèi)安裝額外的攝像頭，這樣您就可以從一個角度切入另一個角度，為您的在線(和現(xiàn)場)觀眾提供更有活力、更有制作感的主題演講?？臻g布局和配置變得很重要，確保攝像頭的最佳位置，以及足夠數(shù)量和位置的電源插座和互聯(lián)網(wǎng)連接。
2、專業(yè)制作的內(nèi)容參與度更高
在制作方面，場館和活動公司越來越多地提供所需的專業(yè)知識，將直播和錄制的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袑I(yè)外觀的動態(tài)制作，這對于吸引遠程觀眾至關(guān)重要。任何視頻制作人都知道，有一種藝術(shù)可以在適當?shù)臅r候在攝像機角度之間轉(zhuǎn)換，知道何時放大演講者的臉或拉回并展示他或她正在講話的幻燈片，甚至決定下三分之一(演講者名稱、標題、位置等)將應(yīng)用于每個鏡頭，為在線觀眾提供額外的背景信息。許多場館通過與制作公司的合作來提供這種專業(yè)知識，盡管一些活動技術(shù)公司開始自己提供這種服務(wù)。
一些較大的場館現(xiàn)在正在大力投資于捕捉、制作和分發(fā)內(nèi)容給虛擬觀眾所需的基礎(chǔ)設(shè)施，在現(xiàn)場安裝永久性高科技廣播演播室，配備直播、錄制和錄制所需的所有照明、聲音和 AV 設(shè)備功能。編輯內(nèi)容。如果活動組織者想要現(xiàn)場觀眾的外觀和感覺，其中一些工作室甚至包含數(shù)百個座位。
3、深思熟慮地選擇要直播的會話
直播會議的成本可能很高，因此許多活動策劃者為他們的“字幕”內(nèi)容保留直播，例如執(zhí)行或外部主題演講和主要產(chǎn)品公告。其他人則指定有限數(shù)量的“直播”房間，他們將配備所需的 AV 設(shè)置，然后在該房間安排選定的會話，以便可以向虛擬觀眾現(xiàn)場直播。最終，決定向您的虛擬觀眾流式傳輸哪些特定節(jié)目需要與虛擬與會者的動機和參加活動的原因保持一致。
四、混合活動場地底線
場地在混合活動的成功中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，不僅為安全的現(xiàn)場體驗提供背景，還提供支持虛擬內(nèi)容捕獲和交付的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)知識。確保您的場地盡早滿足您的空間、安全和 AV 要求，然后與他們及其合作伙伴密切合作，幫助您的團隊舉辦一場精彩的活動。
· 選擇具有明確且有據(jù)可查的安全協(xié)議和政策的場所。如果您的與會者看到場地承諾保證他們和您的活動安全，您將提高現(xiàn)場出席率。
· 重新考慮您的活動布局和空間需求。使用場地繪圖軟件確保會議空間和房間滿足安全要求和您的混合 AV 需求
· 深入了解場地的能力及其可用于支持您的虛擬內(nèi)容捕獲和分發(fā)需求的合作伙伴網(wǎng)絡(luò)。從會議室的 AV 功能到專用工作室空間，您的場地可以幫助您利用基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)知識，以確保您的在線觀眾體驗到精彩的內(nèi)容。
