2022.10.10
要成為策劃者的夢想場所，需要響應(yīng)能力、完美的服務(wù)和最新的設(shè)施。當您管理多個場館和活動時，保持每個接觸點的完善并非易事，但這是必不可少的。那么，您如何及早發(fā)現(xiàn)問題，對您的產(chǎn)品進行創(chuàng)新，并隨著時間的推移不斷改進呢?查看下面的場地管理指南，了解技巧和策略，以確保您的場地管理流程永不生銹，并推動銷售和退貨。
盡管您可能無法立即實施其中一些策略，但由于 COVID-19 大流行，大多數(shù)大型現(xiàn)場活動仍處于暫停狀態(tài)，但我們希望您能夠從中汲取靈感并使用為您和您的場地做好準備以取得成功的信息。
探索我們的場地管理指南，了解 20 條必知技巧：
快速溝通——從預(yù)訂前到活動后
活動策劃者想知道，從他們的第一次外展到活動后的匯報，他們可以聯(lián)系到代表您場地的真人。
1. 使用技術(shù)管理您的 RFP
研究表明，策劃者希望 RFP 響應(yīng)的速度和準確性，因此培養(yǎng)有效的響應(yīng)流程非常重要。利用自動潛在客戶評分可確保您快速篩選傳入的 RFP 并有效地確定集團業(yè)務(wù)潛在客戶的優(yōu)先級。您必須及時響應(yīng)每個 RFP，但潛在客戶評分可確保您知道哪些要拒絕，哪些需要定制的 RFP 響應(yīng)和與策劃者的聯(lián)系。永遠記住，策劃者正在尋找最佳的整體配合——在 COVID-19 期間尤其如此。
2. 為每個活動分配一名活動禮賓
在瘋狂的活動中，策劃者不可能同時無處不在。通過指派聯(lián)絡(luò)人來幫助他們解決諸如設(shè)置和故障之類的事情;協(xié)調(diào)清潔、技術(shù)和安全需求;并了解與會者的脈搏以評估活動的進展情況。
3. 活動臨近時分享主要聯(lián)系電話號碼
活動策劃者總是在忙碌中——向他們提供一個聯(lián)系人的手機號碼，讓他們放心，您可以在緊急情況下隨時待命并且很容易聯(lián)系到他們。但是，設(shè)置一些參數(shù)。讓他們知道，除非問題需要立即處理，否則您有時無法使用。然后同意發(fā)短信“STAT”或“ASAP”，表明他們需要您立即回復(fù)。
簡化與場地團隊和活動策劃者的溝通
您需要讓您的內(nèi)部團隊和您的客戶參與其中，以便在您的設(shè)施中計劃和舉辦成功的活動。
4. 使用客戶關(guān)系管理 (CRM) 軟件
酒店銷售和餐飲軟件是場地管理的寶貴工具。您的 CRM 將使跨屬性的團隊保持在同一頁面上，自動化關(guān)鍵的早期接觸點，并幫助設(shè)置優(yōu)先級。戰(zhàn)略性地使用您的CRM 將促進和維持集團銷售。
5. 在活動期間利用可穿戴通信設(shè)備
溝通必須是即時的，從分組會議早餐到主題演講者綠色房間再到登記臺。藍牙耳機和智能手表可讓您通過語音和文本立即與團隊溝通。對于大型活動，最好依靠對講機——即使 WiFi 或蜂窩服務(wù)出現(xiàn)問題，它們也能正常運行。
6.召開班前會議
以跨團隊的聚會開始每一天。不需要很長時間——10 分鐘的站立會議也可以。在每次活動之前聚在一起，讓每個人都清楚自己的責任，并灌輸一種主人翁感。食品和飲料將知道預(yù)期的內(nèi)容，包括任何最后一刻的變化。管理當天任務(wù)的團隊成員將有明確的優(yōu)先級。這構(gòu)建了過濾到活動客戶端的質(zhì)量和一致性。
與企業(yè)活動策劃者建立關(guān)系
要與公司策劃師進行新的銷售或刺激重復(fù)業(yè)務(wù)，您需要一定程度的熟悉度。他們對活動策劃的滿意程度如何?他們還有其他工作職責嗎?他們的場地痛點是什么?值得慶幸的是，隨著時間的推移，有許多策略可以激發(fā)和加深這些關(guān)系。
7. 參加目標市場的活動
在一個壓力較小、中立的地點結(jié)識策劃人員，他們不會感到壓力。確保您參加適當?shù)臅h、研討會和其他活動 ——無論是面對面的、虛擬的還是兩者兼而有之——以建立最重要的個人聯(lián)系。如果可能的話，從您的活動團隊中帶上或介紹一兩個關(guān)鍵成員，向潛在客戶展示您提供的專業(yè)水平和客戶服務(wù)。
8. 保持與策劃者的溝通真實和透明
閑聊和提供個人風格之間有一條細線。在適當?shù)臅r候通過電子郵件和電話跟進，但不要用“只是簽到”的信息來淹沒策劃者——有一些實質(zhì)性的東西可以分享或詢問。不要自動開始向策劃人員發(fā)送電子郵件通訊等營銷材料;相反，讓他們知道如果有興趣可以去哪里注冊。記住在你的信息中盡可能使用支持的語氣，而不是銷售的語氣。
9. 讓您的網(wǎng)站訪問在競爭中脫穎而出
讓來訪的計劃者感到特別：了解他們何時到達，并提前在大廳找人與他們會面。提供咖啡和茶，并將他們介紹給盡可能多的活動日團隊。與您的 A/V 團隊在您的一個會議室中向他們進行演示。在您的場地分享類似活動的精美照片和3D 活動圖表，以展示您的準備情況。在社交距離期間，虛擬旅游也是如此。使用任何和所有技術(shù)為策劃者提供他們在展望即將發(fā)生的活動時所需的重要信息至關(guān)重要。
10. 向策劃者詢問他們的三大場館增值
與策劃者聯(lián)系，了解他們在場地中最看重的東西。例如，他們可能最關(guān)心注冊和活動管理技術(shù)?；蛘?，也許為與會者提供白手套個性化是他們的首要任務(wù)。也許他們想要有限的會議空間或食品和飲料折扣。了解具體情況，在他們關(guān)心的領(lǐng)域提供正確的激勵措施和人員配備，例如技術(shù)支持或非同尋常的咖啡吧。
與供應(yīng)商建立牢固的合作伙伴關(guān)系
活動策劃者希望您成為供應(yīng)商值得信賴的資源——這就是為什么您必須與您所在地區(qū)的餐飲公司、A/V 公司和其他活動服務(wù)提供商建立牢固的合作伙伴關(guān)系。通過與供應(yīng)商建立關(guān)系，您可以在旺季為您的客戶贏得優(yōu)先購買權(quán)。這是一個增值的專業(yè)策劃師記住。
11. 將您的物業(yè)打造為當?shù)氐慕艹鐾婕?/p>
小型企業(yè)在您的酒店物業(yè)周圍來來往往。通過在當?shù)厣虝幕顒雍途频陿I(yè)之夜保持可見性，為您的長凳提供優(yōu)質(zhì)的支持?？紤]贊助當?shù)鼗顒雍徒M織，或通過廣告維持在媒體中的存在。
12. 舉辦供應(yīng)商交易會
通過一年一度的活動展示您的設(shè)施，吸引潛在的新花店、食品卡車、A/V 專業(yè)人士和餐飲服務(wù)商。除了為您的活動客戶審查潛在的新資源外，這還讓首選供應(yīng)商知道他們必須將他們的 A-game 帶到每個功能中。
13. 特別注意你的第一縱梁
有時會為值得信賴的供應(yīng)商提供水療服務(wù)甚至客房住宿等便利設(shè)施。在您的禮品店或酒店酒吧/餐廳為他們提供折扣。提議在您的網(wǎng)站上將他們列為首選供應(yīng)商，或創(chuàng)建他們可以在其網(wǎng)站上發(fā)布的品牌徽章(鏈接到您的酒店)。在社交媒體上與他們聯(lián)系 — 提高您對他們的追隨者的知名度 — 并發(fā)布在線評論。
專注于長期場館資產(chǎn)管理
將自己建立為可靠和首選的場所在很大程度上取決于您的設(shè)施。您的宴會廳是否具有出色的音響效果?您的展廳是否有足夠的浴室(正常工作)?您的 HVAC 功能如何?您的場地在舉辦混合活動方面的適應(yīng)性如何? 資產(chǎn)管理使您的場地在未來保持活力。
14. 優(yōu)先考慮變更
今天的策劃師希望場地空間是空白(但經(jīng)過拋光)的畫布，他們可以在其上構(gòu)建出色的項目。沒有顯示年齡或缺少有吸引力的現(xiàn)成家具的場地根本沒有競爭力。仔細檢查您的會議室并安排升級，以吸引策劃者的更多興趣。但不要就此止步。最重要的是，確保您的場地配備齊全，以支持 安全的會議和活動，重點關(guān)注從最新的健康和安全協(xié)議到社交距離安排再到安全食品和飲料的方方面面。行業(yè)的未來瞬息萬變，保持消息靈通并進行任何必要的更新以為現(xiàn)在和未來的每個相關(guān)人員提供安全體驗比以往任何時候都更為重要。
15. 根據(jù)您的目標活動個性化您的場地
您應(yīng)該能夠個性化每個活動。如果您在公司活動旺季的閑暇時間在SMERF 團體銷售方面做得很好，您需要將這些受眾納入您的升級計劃。例如，您可能是民間團體或非營利組織組織的年度活動的熱門場所。其中一些組織仍然依賴于技術(shù)含量低的會議工具，例如白板——因此請保持手頭的供應(yīng)。
你在夏天畫旅游青年體育聯(lián)盟或家庭團聚嗎?準備好在會議室看電影之夜的舒適椅子，以及放在游泳池附近的便攜式冰淇淋吧 - 只在需要時才推出。
16. 讓您的技術(shù)保持領(lǐng)先地位
如果您的技術(shù)不是最新的，活動策劃者將不會再與您合作。主題演講期間的 WiFi 故障、直播中斷或當您向與會者詢問數(shù)字問題時(無論是面對面還是在線)，都會嚴重破壞活動的流程?；顒訁⑴c者會很快感到沮喪，您的場地將在策劃者中獲得壞名聲。確保您的設(shè)施能夠支持最新的活動技術(shù)趨勢，例如游戲化、行為推薦引擎、投影映射和第二屏幕。
設(shè)身處地為活動策劃者和活動參與者著想
從試圖參加潛在利潤豐厚的貿(mào)易展覽或會議的人的角度體驗?zāi)膱龅?。這是衡量客戶服務(wù)和識別問題點的好方法。
17. 每周進行一次排查以尋找問題
從您的場地外開始，然后進入，密切關(guān)注細節(jié)。評估停車情況和到達/離開下客區(qū)的安全性、清潔度和流量。查看從前臺到您的展覽空間的內(nèi)部標牌，看看它是否有效地引導(dǎo)了與會者。檢查您的公共廁所容量、功能和清潔度。請務(wù)必在整個旅程中測試智能手機上的 WiFi 信號，以識別盲點。
18.使用“秘密”或“神秘”客人
雖然這感覺像是一種“得到你”的策略，但神秘客人最好用來揭示影響客戶滿意度的長期服務(wù)和維護問題。讓這些客人在酒店過夜，體驗入住、客房服務(wù)、餐廳、禮品店和禮賓服務(wù)。您可以使用酒店神秘購物服務(wù)，例如Coyle Hospitality Group或 Guest Check?；蛘?，您可以向住在您酒店的同事、朋友和家人征求誠實的意見。
19. 分析入住體驗，尋找優(yōu)化和精簡的機會
了解問題所在將幫助您制定改進酒店團體入住流程的策略。如果您提供遠程團體簽到，請在 iPhone 和 Android 上測試它的速度和準確性。無論是您自己還是通過神秘客人進行步行，設(shè)置一個計時器以查看在前臺以及通過電子信息亭辦理登機手續(xù)需要多長時間。召集工作人員到信息亭尋求幫助并評估他們的反應(yīng)。隨身攜帶大量行李，看看這對辦理登機手續(xù)有何影響。嘗試在高峰時間與全員一起辦理登機手續(xù)，以及在團隊成員較少的較慢時間辦理登機手續(xù)。
20. 將活動策劃者添加到您的團隊中
確保您知道活動策劃者想要什么的一種方法 是聘請他們加入您的酒店場地團隊。聘請在您的主要領(lǐng)域有專長的策劃師，無論是 MICE、SMERF 還是奢華婚禮?；蛘咂刚堅谀胛嗷顒?例如公司年會或大型會議)方面經(jīng)驗豐富的策劃人員。以下是活動策劃者如何幫助您完善場地管理：
發(fā)現(xiàn)您提供的每個活動空間的設(shè)計和技術(shù)方面的不足。
與其他策劃者建立預(yù)先存在的關(guān)系。
在行業(yè)活動中與策劃者建立新的關(guān)系。
為在您的場地舉辦活動的客戶提供專業(yè)知識。
