2022.10.25
會議是構(gòu)成您業(yè)務增長戰(zhàn)略基礎的旗艦活動。它們是推動現(xiàn)代溝通的重要工具——無論是用于銷售會議、董事會務虛會、培訓研討會等內(nèi)部活動，還是通過產(chǎn)品發(fā)布、新聞發(fā)布會和年度股東大會接觸主要利益相關(guān)者。無論您是想增加收入、產(chǎn)生潛在客戶、促進銷售還是培訓員工，會議都提供了將您的信息傳達給正確受眾的重要機會。
隨著會議對于推動您的業(yè)務戰(zhàn)略變得越來越重要，會議管理的需求也越來越重要。
一、會展行業(yè)現(xiàn)狀
從 2018 年到 2025 年，全球 MICE(會議、活動、會議和展覽)行業(yè)預計 將以 7.6% 的復合年增長率增長，總規(guī)模達到約 11290 億英鎊。增長將主要受到國際商務旅客數(shù)量激增、政府發(fā)展 MICE 部門的舉措以及使用現(xiàn)代活動策劃軟件和虛擬現(xiàn)實和增強現(xiàn)實創(chuàng)造更多量身定制的沉浸式體驗的趨勢的推動。從地區(qū)來看，歐洲在全球 MICE 行業(yè)占據(jù)主導地位，占全球 MICE 行業(yè)份額的 42% 以上，預計在預測期內(nèi)將以 6.9% 的復合年增長率進一步增長。
根據(jù) 2019 年英國會議調(diào)查，2017 年英國共舉行了 129 萬場會議，價值約 181 億英鎊。盡管英國脫歐的陰影籠罩著整個行業(yè)，但預計未來五年的增長將保持穩(wěn)定。
隨著更多會議和會議的計劃，對高效會議管理的需求可能會增加更多。但是要了解會議管理的全部內(nèi)容，讓我們首先定義什么是會議以及行業(yè)中發(fā)生的不同類型的會議。
二、什么是會議?
會議是人們討論特定主題的正式聚會，其性質(zhì)可以是學術(shù)、商業(yè)或政治。它們通常是有償?shù)模粚婇_放，由行業(yè)專家和主題演講者出席，他們可以是名人或知名人士。組織會議的主要目的是圍繞討論的主題提供信息、教育和提高意識。
三、什么是虛擬會議?
在這個充滿不確定性的時代，許多規(guī)模越來越大的活動不得不轉(zhuǎn)向虛擬環(huán)境。虛擬會議允許您的所有與會者進行連接，即使它可能不是面對面的。借助分組討論室、引人入勝的內(nèi)容和激勵主題演講者，虛擬會議可以與面對面會議一樣有效——如果不是更有效的話。移動會議虛擬降低了進入門檻，減少了旅行和支出限制，否則可能會阻止一些人參加。
四、會議類型
組織的各種會議有：
1、研討會
這是一個互動環(huán)節(jié)，一個或兩個演講者推動與觀眾的對話。研討會本質(zhì)上是信息性和教育性的，旨在向觀眾傳授一些技能或知識，例如數(shù)字營銷技巧、房地產(chǎn)建議、個人理財和投資技巧等。
2、作坊
研討會不太正式，涉及很多與會者的參與。與研討會相比，它們更傾向于在講師的指導下向參與者傳授新技能。
3、圓桌會議
這是一個在參與者之間進行充滿活力的討論和辯論的會議。沒有首席發(fā)言人，分配給每位發(fā)言人的時間有限。
4、座談會
座談會是一個小型會議，其中幾位專家討論一個共同的主題。它通常在一天內(nèi)完成。
五、會議 vs 活動 vs 公約
“活動”是一個總稱，用于描述任何形式的有組織的聚會——從公司會議和商務會議到生日和婚禮。會議和公約都包含在活動中;然而，公約有完全不同的目的。它們本質(zhì)上更非正式，比傳統(tǒng)會議有更多的參與和互動，并迎合特定的行業(yè)、專業(yè)和狂熱，例如倫敦動漫展。
六、需要會議管理
隨著定期組織各種規(guī)模和復雜性的會議，活動策劃者越來越需要更加擅長會議管理。從分配預算、優(yōu)化資源、監(jiān)控團隊成員和任務，到確保流暢的現(xiàn)場體驗，您需要從頭到尾監(jiān)督整個項目的成功執(zhí)行。
這是一個有趣的類比。將會議想象成一個單一的彩色掛毯，您需要使用代表活動預算、場地采購、注冊、現(xiàn)場體驗、活動后反饋等的不同顏色的線來編織它。但是，您如何有效地管理這些線程以避免造成混亂?
這是會議管理可以大有幫助的地方。有如此多的任務要導航、要撥打的電話、要管理的人員和要跟蹤的事情，這項工作可能會變得非常有壓力。通過制定適當?shù)臅h管理計劃，您可以輕松實現(xiàn)活動目標、降低成本并提高與會者滿意度。那么，可以通過哪些不同的方式進行會議管理呢?
七、會議管理類型
1、內(nèi)部流程
如果組織內(nèi)有大量資源和人力，會議可以在內(nèi)部組織。
2、聯(lián)合伙伴關(guān)系
有時，活動策劃者與機構(gòu)或?qū)I(yè)人士一起提供專業(yè)服務，例如網(wǎng)站設計、調(diào)查管理等。
3、第三方組織者
一些公司聘請第三方組織者來提供端到端的會議管理解決方案。這些第三方服務提供商在市場上享有盛譽，并使用現(xiàn)代會議管理軟件和工具從頭到尾管理活動。
八、會議管理流程
組織一次成功的會議需要精心策劃。會議管理過程的每一步都需要考慮到最后的細節(jié)。以下是可幫助您決定如何進行的簡要指南列表：
步驟#1——你的會議目標是什么?
首先，您需要確定會議的目的是什么。您是否希望獲得更多收入?建立品牌知名度?推出新產(chǎn)品?增加會員?最終，您組織會議的方式將與您的最終目標相關(guān)聯(lián)，因此第一步是坐下來，集思廣益并列出您的目標。
步驟#2 – 最終確定預算
一旦確定了會議的目的，就開始制定總體預算。您將承擔哪些主要和次要費用?探索可用的不同贊助選項，然后創(chuàng)建一個包含所有相關(guān)成本項目的清單，例如：
場地
人員
住宿和旅行
食品與飲品
揚聲器
娛樂
影音設備
無線上網(wǎng)
營銷和推廣
雜項生產(chǎn)成本
完成此操作后，總費用會增加約 10-15%，因為總是存在成本超支的可能性。
步驟#3 – 設置操作
這是您啟動會議管理的步驟。創(chuàng)建一個團隊來計劃和執(zhí)行會議，分配專門的任務，并草擬完成的時間表。與酒店、交通供應商聯(lián)系，并事先確定價格以獲得最優(yōu)惠的價格。
步驟#4 – 入圍演講者
演講者是您會議的重要組成部分，也是吸引更多參與者的關(guān)鍵因素。根據(jù)您的預算，為您的會議列出相關(guān)發(fā)言人，并與他們聯(lián)系以詢問他們的可用性。一旦你完成了你的名單，通過向演講者提供一本手冊來跟進，其中包括會議摘要、你尋求實現(xiàn)的目標以及你希望向與會者傳播的信息。
步驟#5 – 建立網(wǎng)站、移動應用程序、數(shù)字營銷活動
對于任何會議，必須有一個整潔、可導航的網(wǎng)站，提供活動計劃的詳細信息，并允許與會者輕松進行預注冊。您還需要有專門的數(shù)字和社交媒體營銷團隊，通過推出引人入勝的內(nèi)容在數(shù)字空間中創(chuàng)造更多的關(guān)注。這可以在內(nèi)部完成，也可以與提供專業(yè)服務的機構(gòu)合作。營銷最終可能成為主要的成本組成部分，因此請確保您進行明智的計劃。
步驟#6 – 準備現(xiàn)場操作;查看設備詳細信息
與您的團隊一起安排現(xiàn)場操作，在會場進行會議預演。音頻/視頻設備工作正常嗎?裝飾是否與會議主題一致?現(xiàn)場是否有技術(shù)支持團隊幫助演講者上臺或處理任何緊急情況?只需一個小故障和最后一分鐘的障礙就可以將您的會議變成一場災難，因此請確保您處于領先地位!
九、使用會議管理軟件
會議管理可能是一件乏味且累人的事情，尤其是在涉及大量體力工作的情況下。作為一名活動策劃者，如果您在管理注冊、預訂、付款、紙質(zhì)表格等任務上花費大量時間和資源，那么現(xiàn)在是時候投資購買好的會議管理軟件了。
您如何確定市場上最好的會議管理軟件?這很簡單，只需選擇可以自動執(zhí)行復雜任務并與您的最終目標一致的任務，即發(fā)展您的業(yè)務、留住客戶、節(jié)省寶貴的工時和最大化投資回報率。
十、理想會議管理軟件的特點
為了支持不同形式和規(guī)模的會議并創(chuàng)建世界級的活動，理想的 會議管理軟件 應提供不同的功能，例如：
注冊管理： 管理和簡化您的活動的注冊。 根據(jù)用戶偏好提供個性化路徑以最大化體驗。
住宿管理： 通過與頂級旅行社的整合，預訂房間、交通路線和相關(guān)請求。
現(xiàn)場登記和徽章： 快速登記流程，消除排隊和簡單的徽章打印和支付選項。
演講者管理： 對于學術(shù)會議，創(chuàng)建一個單一的中心，通過高效的論文征集流程來整理演講想法、簡歷、頭像和演講。
潛在客戶管理： 提供必要的工具來收集和跟進潛在客戶。如果此功能與您的 CRM 系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，那么您還將擁有跟蹤投資回報率和展示會議影響所需的數(shù)據(jù)。
會議出席跟蹤： 使用徽章掃描或 RFID 技術(shù)跟蹤會議期間與會者的活動。這還將為您提供分析參與者行為模式和購買信號的數(shù)據(jù)。
社交參與解決方案： 通過社交媒體共享選項提高與會者參與度。
贊助商管理： 跟蹤贊助商并隨時提供對信息和相關(guān)材料的訪問。
移動活動應用程序： 通過推送通知保持與會者的參與度，促進網(wǎng)絡，并提供快速的潛在客戶捕獲能力。
制定適當?shù)臅h管理計劃將幫助您為組織的短期和長期目標制定可靠的戰(zhàn)略。但是，在深入了解計劃會議的復雜性之前，重要的是首先了解與會者的期望、他們在您的活動中尋找什么，以及什么會讓他們獲得更多回報。
