活動(dòng)策劃者現(xiàn)在所處的世界正在加速變化。我們生活在一個(gè)越來(lái)越以移動(dòng)為先的數(shù)字化社會(huì)中，代表們的期望也相應(yīng)發(fā)生了變化。無(wú)論是內(nèi)部員工培訓(xùn)研討會(huì)、高管晚宴，還是大型企業(yè)研討會(huì)或貿(mào)易展，與會(huì)者都需要更加個(gè)性化的體驗(yàn)。
但是，由于要迎合過(guò)多的代表角色，今天要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)有多容易?
根據(jù) Cvent 和 Edelman Intelligence
的一項(xiàng)調(diào)查，參與者的期望和需求因角色、年齡和地區(qū)而異。例如，吸引英國(guó)千禧一代的東西可能不適合來(lái)自德國(guó)的嬰兒潮一代。要為每位與會(huì)者提供獨(dú)特且引人入勝的體驗(yàn)，您需要制定可靠的活動(dòng)管理計(jì)劃。
技術(shù)現(xiàn)在是策劃師最好的朋友。它簡(jiǎn)化了現(xiàn)代活動(dòng)管理流程——從場(chǎng)地采購(gòu)和注冊(cè)到現(xiàn)場(chǎng)參與和活動(dòng)后評(píng)估，同時(shí)確保通過(guò)移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序等首選的通信和交互方式為不同的與會(huì)者角色提供服務(wù)。
然而，首先，計(jì)劃成功的活動(dòng)以吸引不同的角色需要一個(gè)可擴(kuò)展的策略，考慮最佳實(shí)踐，并且可以實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)，例如提高投資回報(bào)率、有效整理代表數(shù)據(jù)和分析、有效注冊(cè)、增強(qiáng)品牌形象和改進(jìn)利益相關(guān)者問(wèn)責(zé)制。
2022 年活動(dòng)管理最佳實(shí)踐終極指南無(wú)疑可以通過(guò)僅查看七個(gè)不同要素來(lái)幫助您實(shí)現(xiàn)這一戰(zhàn)略：
一、活動(dòng)目標(biāo)
在潛入計(jì)劃活動(dòng)的黑暗、復(fù)雜世界之前，您需要定義您的活動(dòng)目標(biāo)。為什么要舉辦活動(dòng)?獲得新客戶?為現(xiàn)有客戶舉辦培訓(xùn)研討會(huì)?增加您的協(xié)會(huì)成員或提高員工士氣?只有確定了活動(dòng)的目標(biāo)，你才能有效地規(guī)劃你需要什么類型的活動(dòng)。
例如，它可以是網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)、籌款活動(dòng)、路演、高管晚宴、大型會(huì)議或貿(mào)易展的展臺(tái)。
為了定義活動(dòng)的目標(biāo)，有一個(gè)簡(jiǎn)單的四點(diǎn)策略可以遵循：
· 識(shí)別受眾。 目標(biāo)受眾是誰(shuí)?該活動(dòng)是否希望吸引新客戶或吸引現(xiàn)有客戶或合格的潛在客戶?是培訓(xùn)和鑒賞會(huì)還是內(nèi)部員工?預(yù)計(jì)有多少人參加?
· 你的內(nèi)容是什么?
也許更重要的是，預(yù)期的收獲是什么?活動(dòng)內(nèi)容是否需要促使人們注冊(cè)某些東西?還是應(yīng)該激發(fā)、激勵(lì)或教育代表了解特定的產(chǎn)品和服務(wù)?
· 你為什么要組織這個(gè)活動(dòng)?
活動(dòng)如何與您的組織目標(biāo)保持一致?活動(dòng)的短期和長(zhǎng)期目標(biāo)是什么?您需要產(chǎn)生潛在客戶嗎?樹(shù)立行業(yè)公信力?獎(jiǎng)勵(lì)員工或建立新的業(yè)務(wù)伙伴關(guān)系?每個(gè)活動(dòng)從一開(kāi)始就應(yīng)該有一個(gè)明確的目的。
· 你的目標(biāo)是可衡量的嗎?
除非您可以衡量自己的目標(biāo)，否則您將無(wú)法確定活動(dòng)的影響。您產(chǎn)生了多少潛在客戶?你做過(guò)成本效益分析嗎?如果是，那么您使用什么指標(biāo)來(lái) 衡量您的活動(dòng)投資回報(bào)率?
二、活動(dòng)預(yù)算
根據(jù)第二屆年度全球活動(dòng)行業(yè)基準(zhǔn)研究， 組織者認(rèn)為預(yù)算編制是規(guī)劃和執(zhí)行活動(dòng)中最具挑戰(zhàn)性的部分。
由于這部分戰(zhàn)略最終與您組織的財(cái)務(wù)目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，因此制定詳細(xì)、深思熟慮的預(yù)算計(jì)劃非常重要，這將幫助您跟蹤成本、節(jié)省時(shí)間、展示投資回報(bào)率并做出更好的業(yè)務(wù)決策.
一旦確定了活動(dòng)的重點(diǎn)，您需要對(duì)所涉及的所有費(fèi)用進(jìn)行估算，包括間接費(fèi)用和稅費(fèi)。請(qǐng)記住，您的活動(dòng)應(yīng)該圍繞您的財(cái)務(wù)資源進(jìn)行計(jì)劃，反之亦然。
第一步是制作活動(dòng)生命周期中所有預(yù)算項(xiàng)目的綜合列表，例如：
· 場(chǎng)地租用
· 視聽(tīng) (AV)
· 食品與飲品
· 住宿和旅行
· 演講者費(fèi)用
· 營(yíng)銷和推廣
· 服務(wù)費(fèi)和其他成本構(gòu)成
下一步是研究活動(dòng)預(yù)算成本，以獲得盡可能接近實(shí)際成本的估計(jì)定價(jià)。這可以通過(guò)檢查先前活動(dòng)的歷史定價(jià)數(shù)據(jù)并考慮通貨膨脹來(lái)完成，或者通過(guò)與供應(yīng)商核對(duì)并請(qǐng)求多個(gè)報(bào)價(jià)以獲得更清晰的定價(jià)圖來(lái)完成。
提示：與供應(yīng)商打交道時(shí)，請(qǐng)確保您的簡(jiǎn)報(bào)盡可能緊湊，以便您清楚了解舉辦活動(dòng)所涉及的成本。包括通常被忽略的成本組成部分，如稅收、小費(fèi)等。請(qǐng)記住，您需要選擇符合您的活動(dòng)愿景且易于合作的供應(yīng)商。不要簡(jiǎn)單地選擇最低出價(jià)者!
管理您的活動(dòng)預(yù)算就像打開(kāi) Google
電子表格、填充數(shù)據(jù)和編輯條目一樣簡(jiǎn)單。但是，制定預(yù)算和跟蹤費(fèi)用的手動(dòng)計(jì)劃可能是一個(gè)非常耗時(shí)的過(guò)程，可能會(huì)導(dǎo)致很大的壓力。
如今，活動(dòng)管理軟件套件包括專用的 活動(dòng)預(yù)算管理 工具，可確保準(zhǔn)確收集預(yù)算信息，同時(shí)幫助您輕松跟蹤支出、生成預(yù)算報(bào)告并展示活動(dòng)的投資回報(bào)率。
三、活動(dòng)營(yíng)銷
除了預(yù)算之外，活動(dòng)營(yíng)銷和促銷是當(dāng)今活動(dòng)組織者面臨的三大挑戰(zhàn)之一。在這個(gè)社交媒體驅(qū)動(dòng)敘事的時(shí)代，與會(huì)者與品牌互動(dòng)的方式已經(jīng)徹底改變。為了讓合適的參與者參加合適的活動(dòng)，您需要消除噪音并執(zhí)行成功的
活動(dòng)營(yíng)銷策略。
在規(guī)劃活動(dòng)營(yíng)銷策略之前，您需要了解您的目標(biāo)受眾。
· 受眾人口統(tǒng)計(jì)是什么?
· 活動(dòng)為與會(huì)者解決了什么問(wèn)題?
· 與會(huì)者使用哪些社交媒體渠道?
· 與會(huì)者一天中的什么時(shí)間在線?
· 為什么活動(dòng)很重要?
從這些問(wèn)題中得出的結(jié)論將構(gòu)成您的活動(dòng)營(yíng)銷策略的基礎(chǔ)。
活動(dòng)生命周期中的每個(gè)接觸點(diǎn)和每個(gè)與會(huì)者的互動(dòng)都將成為加強(qiáng)組織品牌的機(jī)會(huì)。由于我們生活在一個(gè)聯(lián)系日益緊密的世界中，因此必須結(jié)合技術(shù)來(lái)大規(guī)模個(gè)性化這些交互。
主要渠道包括：
活動(dòng)網(wǎng)站
活動(dòng)的網(wǎng)站是主要和最重要的接觸點(diǎn)，也是重要的促銷工具。確保您的網(wǎng)站不僅美觀，而且易于更新和更改，同時(shí)保持品牌一致性。 品牌
化您的活動(dòng)網(wǎng)站對(duì)于活動(dòng)的成功至關(guān)重要，因此請(qǐng)確保您特別關(guān)注設(shè)計(jì)過(guò)程。
借助最新的活動(dòng)管理軟件解決方案套件， 創(chuàng)建自定義活動(dòng)網(wǎng)站 從未如此簡(jiǎn)單。不需要技術(shù)專長(zhǎng)，當(dāng)然也不需要學(xué)習(xí)計(jì)算編碼。使用簡(jiǎn)單的拖放工具，您可以
從頭開(kāi)始構(gòu)建完整的網(wǎng)站 ，使您能夠收集注冊(cè)和付款并宣傳您的活動(dòng)，提供有關(guān)參與者選擇參加時(shí)可以期待什么的詳細(xì)信息。
電子郵件營(yíng)銷
對(duì)于 B2B 活動(dòng)，電子郵件營(yíng)銷仍然是推動(dòng)注冊(cè)的首選方式。策劃一個(gè) 活動(dòng)電子郵件營(yíng)銷
活動(dòng)需要非常小心，即使是一個(gè)小小的失誤也可能導(dǎo)致重大的法律問(wèn)題，因?yàn)槟谔幚砜蛻舻膫€(gè)人信息。確保您了解 活動(dòng)管理的 GDPR 最佳實(shí)踐
以及向聯(lián)系人發(fā)送電子郵件的當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)。
完成研究并從 Excel 工作表或 CRM 中提取潛在與會(huì)者數(shù)據(jù)后，您需要清理聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)以更好地管理您未來(lái)的活動(dòng)。
大多數(shù)活動(dòng)管理軟件套件都提供集成的活動(dòng)電子郵件營(yíng)銷和活動(dòng)聯(lián)系人管理解決方案，如果您希望簡(jiǎn)化和更新您的地址簿并向潛在客戶和客戶發(fā)送自動(dòng)提醒，這將是一個(gè)很大的幫助。
內(nèi)容營(yíng)銷
組織成功的會(huì)議和活動(dòng)需要細(xì)致的內(nèi)容營(yíng)銷策略，涵蓋活動(dòng)之前、期間和之后的各個(gè)方面。您的內(nèi)容計(jì)劃，無(wú)論是包括博客文章、新聞稿、信息圖表、視頻系列還是所有內(nèi)容的組合，都應(yīng)該在
活動(dòng)計(jì)劃流程 開(kāi)始之前制定好。
在活動(dòng)之前，探索主題并圍繞它生成促銷內(nèi)容。獲得用戶即時(shí)關(guān)注的推薦方法是創(chuàng)建可跨社交渠道使用的短視頻內(nèi)容，以建立觀眾、興趣和預(yù)期。從與會(huì)者的角度思考您的活動(dòng)的
USP。
在活動(dòng)當(dāng)天，內(nèi)容應(yīng)旨在利用現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的發(fā)生，例如會(huì)議亮點(diǎn)、演講者報(bào)價(jià)、問(wèn)答和通過(guò)社交媒體渠道生成的用戶生成內(nèi)容。
活動(dòng)結(jié)束后，創(chuàng)建有影響力的活動(dòng)后內(nèi)容，提醒與會(huì)者他們難忘的經(jīng)歷是有效活動(dòng)營(yíng)銷策略的重要組成部分。
發(fā)送后續(xù)電子郵件，展示不同的活動(dòng)圖像或視頻集錦。這將提醒代表們他們所擁有的樂(lè)趣，并讓他們想要回來(lái)獲得更多。另外，不要忘記包括事后調(diào)查。
社交媒體
每個(gè)活動(dòng)營(yíng)銷策略都應(yīng)該有一個(gè)適當(dāng)?shù)纳缃幻襟w計(jì)劃。評(píng)估哪些渠道將推動(dòng)最大的參與度，并制定一個(gè)可以在活動(dòng)之前、期間和之后分發(fā)關(guān)鍵消息的內(nèi)容日歷。此外，將社交媒體用作客戶服務(wù)工具，以獲取代表反饋并快速有效地回答任何問(wèn)題。
為什么不通過(guò)發(fā)布民意調(diào)查讓您的社交觀眾參與活動(dòng)的規(guī)劃，讓他們對(duì)活動(dòng)元素、演講者主題或其他讓他們感到參與和參與的因素進(jìn)行投票?
最大化活動(dòng)影響力的另一種快速有效的方法是利用社交媒體影響者的力量。它不一定是昂貴的名人代言。它可能是擁有大量社會(huì)追隨者的行業(yè)影響者，也可能是專注于您所在市場(chǎng)領(lǐng)域的小眾微型影響者。
移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用
手機(jī)是個(gè)人的。我們?nèi)煲揽克麄儊?lái)讓我們了解最新情況，保持聯(lián)系和娛樂(lè)。借助 移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序，您可以促進(jìn)與目標(biāo)受眾的無(wú)縫和個(gè)性化互動(dòng)。
為您的代表提供移動(dòng)應(yīng)用程序使他們能夠在活動(dòng)開(kāi)始之前與您的活動(dòng)建立更強(qiáng)大、更個(gè)性化的聯(lián)系，因?yàn)樗麄兛梢詫⑵溆米魉麄兊膫€(gè)人活動(dòng)工具，幫助他們計(jì)劃他們個(gè)人希望從活動(dòng)中獲得什么。
在活動(dòng)期間，您可以發(fā)送推送通知以獲取新會(huì)議和即將舉行的會(huì)議的更新，告知與會(huì)者他們?cè)诨顒?dòng)期間不能錯(cuò)過(guò)的內(nèi)容，并鼓勵(lì)他們?cè)谏缃痪W(wǎng)絡(luò)上發(fā)布他們的活動(dòng)體驗(yàn)。
四、在線活動(dòng)注冊(cè)
活動(dòng)策略都是關(guān)于增加與會(huì)者注冊(cè)。無(wú)論最終目標(biāo)是推動(dòng)銷售、產(chǎn)生潛在客戶還是建立業(yè)務(wù)關(guān)系，您都需要大量人員參加活動(dòng)。
在全球范圍內(nèi)，受互聯(lián)網(wǎng)普及率上升和越來(lái)越多地使用移動(dòng)應(yīng)用程序預(yù)訂活動(dòng)的支持，預(yù)計(jì) 2018-2025 年在線活動(dòng)票務(wù)市場(chǎng)將以 4.8%
的復(fù)合年增長(zhǎng)率增長(zhǎng)。如果您的與會(huì)者大多在線，建議使用最好的在線 活動(dòng)注冊(cè)軟件
來(lái)為您的活動(dòng)獲得更多注冊(cè)。您還可以使用一些創(chuàng)新的活動(dòng)營(yíng)銷技巧和竅門來(lái)增加注冊(cè)，例如早鳥(niǎo)折扣、贊助商參與、社交影響者參與。
五、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)簽到解決方案
為了給人留下良好的第一印象，活動(dòng)簽到過(guò)程應(yīng)盡可能快速順暢，以便與會(huì)者可以花更多時(shí)間探索活動(dòng)。想象一下，為您的活動(dòng)制造了很多轟動(dòng)效應(yīng)，但卻忽略了快速簽到的重要性。你最終會(huì)排長(zhǎng)隊(duì)，滿臉不滿，可能還會(huì)有負(fù)面反饋。
通過(guò)使用 提供現(xiàn)場(chǎng)簽到和注冊(cè)設(shè)施的活動(dòng)管理軟件TM
，您可以輕松減少這一主要痛點(diǎn)。憑借自助服務(wù)亭、無(wú)線、按需徽章打印和刷卡支付服務(wù)，現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)簽到解決方案提供了眾多好處，例如：
· 加速簽到
· 無(wú)紙化表格
· 輕松管理大量人群
· 多重品牌機(jī)會(huì)
· 捐贈(zèng)、抽獎(jiǎng)券和商品的安全支付系統(tǒng)
· 減少團(tuán)隊(duì)的手動(dòng)負(fù)擔(dān)
· 用于數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)告和分析
六、改善與會(huì)者體驗(yàn)
簽到后，活動(dòng)管理計(jì)劃中最關(guān)鍵的部分是如何確保與會(huì)者獲得一流的體驗(yàn)。創(chuàng)造令人難忘的參與體驗(yàn)并非易事。隨著世界的不斷變化，與會(huì)者的期望也在不斷變化。作為活動(dòng)組織者，您可以利用移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序的強(qiáng)大功能為與會(huì)者創(chuàng)造引人入勝的個(gè)性化體驗(yàn)。
根據(jù) TechCrunch的一項(xiàng)研究，用戶每天花費(fèi)大約 5
個(gè)小時(shí)使用應(yīng)用程序，并且通常在他們的移動(dòng)設(shè)備上花費(fèi)更多時(shí)間(實(shí)際上遠(yuǎn)不止于此)。如果人們無(wú)論如何都會(huì)大部分時(shí)間盯著他們的手機(jī)，為什么不利用這一點(diǎn)來(lái)獲得他們的注意力呢?
通過(guò)消除對(duì)紙質(zhì)手冊(cè)和日程安排的需求，這些應(yīng)用程序允許與會(huì)者通過(guò)交互式地圖、測(cè)驗(yàn)、游戲化、民意調(diào)查、反饋調(diào)查等更多地參與活動(dòng)。移動(dòng)應(yīng)用程序允許您發(fā)送通知，例如活動(dòng)計(jì)劃的最后一分鐘更改、演講者請(qǐng)求或提前注冊(cè)和下載應(yīng)用程序的人的特別折扣。
除了個(gè)性化他們的日程安排外，代表們還可以查看還有誰(shuí)已注冊(cè)參加，從而使他們能夠計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)和進(jìn)行約會(huì)。
七、活動(dòng)投資回報(bào)率
一旦實(shí)際活動(dòng)結(jié)束，最重要的問(wèn)題就出現(xiàn)了——您的活動(dòng)成功了嗎?它推動(dòng)了銷售嗎?你能降低成本嗎?您需要提供活動(dòng)影響的可靠證據(jù)，以便利益相關(guān)者可以評(píng)估他們的投資是否是好的。
傳統(tǒng)上，注冊(cè)活動(dòng)的參加者總數(shù)和活動(dòng)后的反饋調(diào)查一直是活動(dòng)成功程度的關(guān)鍵指標(biāo)。然而，活動(dòng)管理技術(shù)已經(jīng)徹底改變了活動(dòng)投資回報(bào)率的計(jì)算方式。您現(xiàn)在可以像電子郵件或您的活動(dòng)網(wǎng)站等數(shù)字營(yíng)銷組合的其他元素一樣衡量和優(yōu)化您的現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)。這將幫助您進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并為未來(lái)規(guī)劃更加個(gè)性化的體驗(yàn)。
這里只是問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題，以獲得更好的活動(dòng)投資回報(bào)率：
· 評(píng)價(jià)最高的內(nèi)容和主題是什么?
· 哪些會(huì)議的出席率最高?
· 哪位演講者獲得了最多的社交媒體提及和參與?
· 網(wǎng)絡(luò)時(shí)間對(duì)與會(huì)者來(lái)說(shuō)是否足夠?
這些數(shù)據(jù)可以幫助您在多個(gè)方面改進(jìn)您的活動(dòng)，例如估算餐飲 (F&B) 成本、選擇場(chǎng)地和布局，以及利用反饋創(chuàng)建更多相關(guān)內(nèi)容。
由于涉及眾多有形和無(wú)形因素，衡量活動(dòng)的真實(shí)價(jià)值并非易事。您需要一個(gè)適當(dāng)?shù)臏y(cè)量系統(tǒng)來(lái) 計(jì)算活動(dòng)投資回報(bào)率
，以便您可以在業(yè)務(wù)流程中實(shí)施更改并產(chǎn)生最大回報(bào)。在您的活動(dòng)中，如果有不同的潛在客戶擁有自己的個(gè)性化體驗(yàn)，如何衡量代表滿意度等因素?這是一個(gè)可以提供幫助的簡(jiǎn)單模板。
虛擬活動(dòng)最佳實(shí)踐
在運(yùn)行虛擬活動(dòng)時(shí)，您應(yīng)該采用一些特定的最佳實(shí)踐。關(guān)鍵是要確保您的觀眾盡可能地參與其中，即使坐在電腦屏幕后面也是如此。理想情況下，您應(yīng)該讓司儀充當(dāng)某種電視播音員，讓觀眾對(duì)即將到來(lái)的會(huì)議感到興奮，并提醒人們有關(guān)社交活動(dòng)的信息。會(huì)議時(shí)間應(yīng)該較短，以便觀眾保持參與，并且活動(dòng)本身應(yīng)該分成多個(gè)較短的日子，而不是坐在電腦前的一整天。最后，您必須確保您的演講者已準(zhǔn)備好與虛擬觀眾交談，并且他們知道如何進(jìn)行引人入勝的虛擬演示。而且，最重要的活動(dòng)最佳實(shí)踐之一是擁有一個(gè)可以為您的活動(dòng)提供動(dòng)力的虛擬活動(dòng)軟件。虛擬與會(huì)者中心是虛擬活動(dòng)的絕佳工具，因?yàn)樗腔顒?dòng)營(yíng)銷和管理平臺(tái)的一部分。
活動(dòng)管理最佳實(shí)踐如何使您的活動(dòng)成功?
企業(yè)活動(dòng)管理類似于具有不同復(fù)雜部件的重型機(jī)械，這些部件必須作為一個(gè)單一的有凝聚力的單元協(xié)同工作才能成功運(yùn)行。遵循明確定義和相關(guān)的最佳實(shí)踐將幫助您規(guī)劃使用該機(jī)器的策略，該策略可擴(kuò)展且成功并實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)，例如：
· 快速、高效的注冊(cè)、登記和徽章流程
· 為與會(huì)者提供無(wú)縫的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)
· 輕松整理與會(huì)者數(shù)據(jù)和分析
· 大規(guī)模個(gè)性化個(gè)人體驗(yàn)
· 促進(jìn)聯(lián)網(wǎng)
· 提高投資回報(bào)率
· 提升品牌知名度
· 對(duì)利益相關(guān)者全面負(fù)責(zé)
根據(jù)本文中的框架設(shè)計(jì)活動(dòng)策略，然后將其復(fù)制為成功的工作模板，用于不同復(fù)雜性和范圍的各種活動(dòng)。
