您的任務(wù)是策劃組織的下一次大型會(huì)議、慶典或晚宴，公司的利益相關(guān)者要求您考慮不熟悉的目的地和酒店。他們要求你“振作起來(lái)”，基本上從頭開(kāi)始規(guī)劃過(guò)程。此活動(dòng)策劃者清單將幫助您做到這一點(diǎn)。無(wú)論這是您的第一次會(huì)議還是第
40 次會(huì)議，此活動(dòng)策劃者清單都將為您提供幫助。它將教您選擇完美目的地和地點(diǎn)的要素，包括編寫響應(yīng)性 RFP、分析結(jié)果、查看 RFP
可能未解決的其他考慮因素(包括現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn))以及協(xié)商“雙贏”為雙方。
1、選擇完美的目的地
將您的目的地與您的與會(huì)者需求相匹配
按您的與會(huì)者和您的組織將支付的費(fèi)用細(xì)分預(yù)算
確定符合您的需求和預(yù)算的酒店和會(huì)議空間類型
回答本章中有關(guān)目的地的問(wèn)題
認(rèn)真考慮交通選擇
2、尋找完美的目的地
看會(huì)議異議和要求：
目標(biāo)是什么?
參加者的風(fēng)格是什么?
會(huì)議空間、視聽(tīng)和食物怎么樣?
查看您過(guò)去的調(diào)查結(jié)果和會(huì)議歷史記錄
在以下方面尋找并尋求幫助：
當(dāng)?shù)貢?huì)議和旅游局 (CVB)
目的地營(yíng)銷協(xié)會(huì)國(guó)際 (DMAI) 博客
會(huì)議行業(yè)委員會(huì)，APEX 模板
國(guó)際會(huì)議專業(yè)人士 (MPI) 社區(qū)目錄
專業(yè)會(huì)議管理協(xié)會(huì) (PCMA) 會(huì)議和展覽策略
領(lǐng)英群組
3、編寫完美的 RFP
講述您的組織和活動(dòng)故事
定義活動(dòng)的目的
給出一個(gè)非常詳細(xì)的事件簡(jiǎn)介
請(qǐng)務(wù)必包含您的貿(mào)易展覽信息
分享預(yù)算指南
提供最后期限
使用模板和在線資源：
可用于問(wèn)題和澄清
4、評(píng)估酒店提案
創(chuàng)建評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)電子表格
花時(shí)間評(píng)估定性因素
深入了解會(huì)議室配置
確定與場(chǎng)地工作人員的長(zhǎng)期關(guān)系是否重要
尋求其他規(guī)劃者的口碑推薦
5、充分利用您的網(wǎng)站訪問(wèn)
與主要利益相關(guān)者一起審查您的發(fā)現(xiàn)
安排現(xiàn)場(chǎng)檢查并過(guò)夜
當(dāng)您到達(dá)時(shí)，請(qǐng)確保您確認(rèn)并回答有關(guān)交通、食物選擇、稅收和景點(diǎn)的問(wèn)題
實(shí)地考察完成后，輸入您的筆記，召開(kāi)另一場(chǎng)會(huì)議并對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行排序
6、與酒店談判
為他們提供會(huì)議的總體經(jīng)濟(jì)價(jià)值概覽
協(xié)商更好的房間條款在食品和飲料 (F&B) 選項(xiàng)中發(fā)揮創(chuàng)意
將會(huì)議空間與臥室和/或 F&B 連接起來(lái)
了解您的技術(shù)選擇并努力實(shí)現(xiàn)免費(fèi) Wi-Fi
以書面形式獲取您談判的所有內(nèi)容
多讀幾遍你的合同，讓別人看清楚
如果問(wèn)題或問(wèn)題仍然比比皆是，請(qǐng)咨詢您的內(nèi)部律師
簽訂合同
希望這份活動(dòng)策劃者清單將在您未來(lái)的所有場(chǎng)地規(guī)劃事業(yè)中為您提供幫助。下次您需要尋找新場(chǎng)地時(shí)，請(qǐng)返回此列表以使該過(guò)程盡可能輕松。
