如果被問(wèn)到，您能否回答這個(gè)問(wèn)題——您的活動(dòng)策略是什么?大多數(shù)活動(dòng)專(zhuān)業(yè)人士可能會(huì)回答“是”——但這些策略的復(fù)雜性各不相同。
您的活動(dòng)策略是您的會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃中最重要的部分之一。幾乎不可能沒(méi)有活動(dòng)策略——沒(méi)有活動(dòng)策略，無(wú)論您的會(huì)議或活動(dòng)的規(guī)模和范圍如何，都會(huì)讓自己陷入失敗。有效的會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃涵蓋所有活動(dòng)類(lèi)型(現(xiàn)場(chǎng)、虛擬和混合)，并歸結(jié)為您的活動(dòng)策略。它滲透到您業(yè)務(wù)的各個(gè)方面。從活動(dòng)目標(biāo)到證明活動(dòng)成功，您的策略是您希望通過(guò)會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及如何衡量成功的路線(xiàn)圖。
活動(dòng)策略：它是什么?
通常，活動(dòng)策略處于次要地位。為什么?計(jì)劃者每天都陷入如此困境，以至于專(zhuān)注于更宏觀的戰(zhàn)略計(jì)劃可能具有挑戰(zhàn)性。聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)熟?簡(jiǎn)而言之，活動(dòng)策略是組織在所有現(xiàn)場(chǎng)、虛擬和混合活動(dòng)中開(kāi)發(fā)有目的、可衡量和以數(shù)據(jù)為依據(jù)的會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃的能力。該戰(zhàn)略應(yīng)與組織目標(biāo)保持一致。活動(dòng)策略的有效性在于其關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)
(KPI) 的清晰性和相關(guān)性、組織如何決定舉辦和參加哪些活動(dòng)(活動(dòng)選擇過(guò)程)、活動(dòng)如何獲得批準(zhǔn)以及預(yù)算管理。
活動(dòng)策略計(jì)劃
而活動(dòng)策略看似抽象的活動(dòng)策略計(jì)劃卻是具體的。它確定了未來(lái)一年或季度的路線(xiàn)圖，并確定了機(jī)會(huì)和目標(biāo)領(lǐng)域。您的活動(dòng)戰(zhàn)略計(jì)劃源于業(yè)務(wù)和組織目標(biāo)的結(jié)合。雖然您的部門(mén)獨(dú)一無(wú)二，但您的活動(dòng)策略會(huì)影響并應(yīng)與公司目標(biāo)保持一致?；顒?dòng)策劃雖然有時(shí)看起來(lái)很隨意，但應(yīng)該有目的和結(jié)構(gòu)。根據(jù)您的組織認(rèn)為相關(guān)的活動(dòng)類(lèi)別和活動(dòng)類(lèi)型，您的活動(dòng)戰(zhàn)略計(jì)劃將確保公司目標(biāo)與舉辦的活動(dòng)類(lèi)型保持一致，無(wú)論是面對(duì)面的還是虛擬的，以便看到最大的活動(dòng)成功并獲得回報(bào)投資(ROI)?；顒?dòng)戰(zhàn)略規(guī)劃可以在一年中的任何時(shí)間進(jìn)行，但與公司目標(biāo)設(shè)定一起進(jìn)行時(shí)最有益。
活動(dòng)策略模板
創(chuàng)建一個(gè)您可以在未來(lái)幾年重新訪問(wèn)的活動(dòng)策略模板?？蚣転槟腴T(mén)提供了良好的基礎(chǔ)。您的模板應(yīng)遵循利益相關(guān)者認(rèn)可的格式。如果所有計(jì)劃都采用帶有副標(biāo)題和附錄的
Word 文檔的形式，請(qǐng)以相同的方式布置您的模板。如果您的公司依賴(lài)
PowerPoint，請(qǐng)?jiān)谝幌盗谢脽羝性O(shè)置您的計(jì)劃框架。該模板旨在簡(jiǎn)化計(jì)劃，而不是添加額外的步驟。如果你從右腳開(kāi)始，你在路上的工作就會(huì)減少。
當(dāng)您開(kāi)始構(gòu)建模板時(shí)，請(qǐng)考慮以下事項(xiàng)：
該組織今年的主要業(yè)務(wù)目標(biāo)是什么?
活動(dòng)如何影響或與這些目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)?
哪種活動(dòng)類(lèi)型(現(xiàn)場(chǎng)、虛擬或混合)最能滿(mǎn)足活動(dòng)目標(biāo)?
一年內(nèi)將創(chuàng)建多少活動(dòng)?
您的計(jì)劃中有哪些類(lèi)型的活動(dòng)?
您的活動(dòng)的期望輸出是什么?
您的團(tuán)隊(duì)是否有足夠的資源來(lái)執(zhí)行預(yù)期數(shù)量的活動(dòng)?
可以使用活動(dòng)管理工具將您的活動(dòng)計(jì)劃提升到一個(gè)新的水平嗎?
定義活動(dòng)目的
您計(jì)劃的每個(gè)活動(dòng)都有一個(gè)目的。如果沒(méi)有，那么您將不會(huì)獲得利益相關(guān)者的支持。一些活動(dòng)目標(biāo)示例是建立網(wǎng)絡(luò)、收集線(xiàn)索、提高團(tuán)隊(duì)士氣或教育。無(wú)論活動(dòng)目的是什么，它都應(yīng)該與您的戰(zhàn)略活動(dòng)目標(biāo)相關(guān)聯(lián)。
活動(dòng)目標(biāo)
有兩個(gè)級(jí)別的活動(dòng)目標(biāo)。一個(gè)是針對(duì)單個(gè)活動(dòng)級(jí)別的，另一個(gè)針對(duì)您的整個(gè)活動(dòng)計(jì)劃。您的活動(dòng)目標(biāo)與活動(dòng)的主要目的相關(guān)。為了有效，您的活動(dòng)目標(biāo)應(yīng)該明確，專(zhuān)注于可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，并與您的整體活動(dòng)策略相關(guān)。
活動(dòng)目的聲明
應(yīng)明確說(shuō)明您的特殊活動(dòng)的目的?；顒?dòng)目的聲明可以做到這一點(diǎn)。通過(guò)為每個(gè)活動(dòng)創(chuàng)建活動(dòng)目的聲明，您可以確定重要性級(jí)別、必要支出和組織重點(diǎn)。您的活動(dòng)推廣和活動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)策略將與活動(dòng)目的相稱(chēng)?？紤]為每個(gè)活動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)目的聲明，確定目標(biāo)參與者、創(chuàng)建活動(dòng)的理由和預(yù)期結(jié)果。如果可以，請(qǐng)使活動(dòng)目的聲明的語(yǔ)言與公司目標(biāo)保持一致。
設(shè)定明確的活動(dòng)目標(biāo)
實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵第一步是定義它們。要問(wèn)的問(wèn)題是“我為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng)?”
滿(mǎn)足目標(biāo)和目的
有些會(huì)議有非常明確的目標(biāo)，這取決于它們是什么類(lèi)型的會(huì)議。例如，在銷(xiāo)售啟動(dòng)時(shí)，目標(biāo)可能是讓銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)談?wù)撋痰辍灰子懈?jìng)爭(zhēng)力的情報(bào)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)，并為新的銷(xiāo)售期獲得動(dòng)力。同時(shí)，諸如年度股東大會(huì)之類(lèi)的活動(dòng)可能會(huì)因各種長(zhǎng)期因素而產(chǎn)生不同的目標(biāo)。在定義目標(biāo)時(shí)，了解這些上下文細(xì)節(jié)很重要。目標(biāo)將根據(jù)活動(dòng)是虛擬舉辦、面對(duì)面舉辦還是混合舉辦而改變，因?yàn)樗鼈兌加胁煌暮锰幒拖拗?。但是，這并不意味著您應(yīng)該為似乎有明顯目標(biāo)的會(huì)議取消第一步。在每個(gè)活動(dòng)的背景下定義你的目標(biāo)很重要：因此是“活動(dòng)策略”。
調(diào)整公司目標(biāo)和活動(dòng)策略
戰(zhàn)略性活動(dòng)策劃始于確定組織目標(biāo)并利用活動(dòng)的力量來(lái)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。你知道你的組織的目標(biāo)。這是一個(gè)很好的起點(diǎn)。如果您想增加收入，您的活動(dòng)應(yīng)該以您的產(chǎn)品為中心。雖然社交歡樂(lè)時(shí)光可能很有趣，但它更有可能增加潛在客戶(hù)和面對(duì)面的聯(lián)系，而不是確保已完成的交易。您選擇舉辦的活動(dòng)類(lèi)型應(yīng)符合公司的首要任務(wù)。
公司目標(biāo)和活動(dòng)類(lèi)型
增加收入：貿(mào)易展
打造品牌：思想領(lǐng)袖會(huì)議
減少組織更替：內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)
教育客戶(hù)：虛擬培訓(xùn)課程
計(jì)劃您的活動(dòng)日歷
時(shí)機(jī)很重要。產(chǎn)品發(fā)布、會(huì)員注冊(cè)時(shí)間，甚至天氣都會(huì)影響與會(huì)者的可用性。
盤(pán)點(diǎn)：
行業(yè)活動(dòng)
競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手活動(dòng)
一年中的時(shí)間
與會(huì)者位置
使用智能目標(biāo)
沒(méi)有什么比計(jì)劃一場(chǎng)精彩的活動(dòng)更糟糕的了，當(dāng)一切都結(jié)束并完成時(shí)，沒(méi)有跟蹤分析來(lái)衡量成功。戰(zhàn)略性活動(dòng)策劃是關(guān)于數(shù)據(jù)和分析的。這是關(guān)于創(chuàng)建目標(biāo)，這些目標(biāo)將告訴您您的活動(dòng)是否達(dá)到了它的目的，或者它是否失敗了。您需要了解您可以在活動(dòng)中收集的數(shù)據(jù)以及您是否正在跟蹤您需要跟蹤的內(nèi)容。
設(shè)定截止日期：如果目標(biāo)永無(wú)止境，您將無(wú)法知道自己是否成功。
使其可衡量：模糊的語(yǔ)言不起作用。這是設(shè)定量化目標(biāo)的時(shí)候了。
消除歧義：你不應(yīng)該質(zhì)疑活動(dòng)的成功;需要非常清楚什么是成功，什么不是成功。
讓它變得現(xiàn)實(shí)：基于過(guò)去活動(dòng)的目標(biāo)。
活動(dòng)策劃者的績(jī)效目標(biāo)
以下是您可以建立績(jī)效目標(biāo)的區(qū)域類(lèi)型的一些示例。
活動(dòng)出席
移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用參與度
贊助支出
捕獲的潛在客戶(hù)
社交媒體參與
注冊(cè)
會(huì)議出席
提交的反饋調(diào)查
總體滿(mǎn)意度得分
