在結(jié)束長達(dá)一小時(shí)的會(huì)議后，您是否經(jīng)常聽到有人說：“那可能是一封電子郵件?”
員工不喜歡浪費(fèi)時(shí)間。由于一天的工作時(shí)間有限，而且要做的工作太多，沒有影響的會(huì)議會(huì)使員工的壓力和惱怒程度增加。事實(shí)是，沒有人愿意參加一場毫無成就的會(huì)議。但會(huì)議并不全是壞事。面對面的互動(dòng)可以培養(yǎng)創(chuàng)造力，支持合作，并且可以讓團(tuán)隊(duì)達(dá)成單獨(dú)無法達(dá)成的解決方案。對于大多數(shù)公司而言，會(huì)議支出僅占總收入的
1% 以上。那么，如何策劃一場有效的會(huì)議呢?
一、什么是會(huì)議?
當(dāng)兩個(gè)或更多人聚集在一起時(shí)，就會(huì)發(fā)生會(huì)議。會(huì)議在工作世界中無處不在。與貿(mào)易展覽或團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)不同，會(huì)議是一個(gè)通用術(shù)語，可用于描述人們聚在一起的任何時(shí)間。是什么讓某件事成為會(huì)議與事件?會(huì)議和活動(dòng)就像矩形和正方形。在所有事件都是會(huì)議的情況下，并非所有會(huì)議都是事件。會(huì)議往往是為了教育或商業(yè)目的而舉行的，其中活動(dòng)的規(guī)模和目的可能不同?；@球比賽可以被視為一個(gè)事件，它不是一個(gè)會(huì)議。
什么是虛擬會(huì)議?
另一種類型的會(huì)議，即虛擬會(huì)議，是在線舉行的。如果您有虛擬活動(dòng)解決方案，這些會(huì)議的可訪問性更高且成本更低。在考慮是否舉辦面對面會(huì)議、虛擬會(huì)議或混合會(huì)議時(shí)，請考慮您的聽眾。它們是否遍布全球?你有預(yù)算限制嗎?與面對面會(huì)議相比，虛擬會(huì)議的注冊人數(shù)往往更高，因?yàn)榕c會(huì)者的承諾水平(無需出差、離開辦公室的時(shí)間很少、無需酒店費(fèi)用)較低。
二、會(huì)議的目的
出于商業(yè)或教育目的，舉行會(huì)議是為了交流某些事情。可能會(huì)有新計(jì)劃、項(xiàng)目更新或人力資源培訓(xùn)。當(dāng)達(dá)成共同目標(biāo)的最有效方式是通過虛擬方式或面對面方式進(jìn)行聚會(huì)時(shí)，就會(huì)召開會(huì)議。
召開會(huì)議的常見原因：
宣布一項(xiàng)新舉措或組織變革
協(xié)作并創(chuàng)造新事物
應(yīng)對挑戰(zhàn)并找出解決方法
啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目
澄清或設(shè)定期望
三、會(huì)議類型
會(huì)議有多種用途。最常見的會(huì)議目的是：教育、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、啟發(fā)、解決問題和咨詢。
1、教育會(huì)議
這些會(huì)議要求演講者參與并提供清晰的材料。教育會(huì)議的范圍可以從關(guān)于公司政策的人力資源培訓(xùn)到新產(chǎn)品的概要。雖然在這些含義上幾乎沒有互動(dòng)，但信息保留是關(guān)鍵，它有助于在會(huì)議結(jié)束后提供一份快速或摘要文件供與會(huì)者參考。
2、團(tuán)隊(duì)建設(shè)會(huì)議
這些會(huì)議旨在聯(lián)系同事并加強(qiáng)工作文化。一個(gè)相互尊重、相處融洽的團(tuán)隊(duì)會(huì)更好地合作。團(tuán)隊(duì)建設(shè)會(huì)議可以被認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)樗鼈兊哪康牟幌衿渌愋偷臅?huì)議那樣與公司計(jì)劃一致，但它們絕不是這樣。他們讓員工參與進(jìn)來，并導(dǎo)致更高的保留率。為避免抱怨，請?jiān)跁?huì)議前設(shè)定明確的目標(biāo)或期望，并確保團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)與團(tuán)隊(duì)相關(guān)。
3、鼓舞人心的會(huì)議
有時(shí)，銷售團(tuán)隊(duì)需要一些鼓舞人心的談話。有時(shí)營銷需要受到行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的啟發(fā)。舉行鼓舞人心的會(huì)議是為了培養(yǎng)活力，讓可能陷入低迷的員工參與進(jìn)來。嘗試使這些會(huì)議更具互動(dòng)性。
4、解決問題的會(huì)議
大多數(shù)會(huì)議都屬于解決問題的范疇?？赡苡幸迯?fù)的錯(cuò)誤、要編排的項(xiàng)目或要解決的團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)。解決問題的會(huì)議應(yīng)該從背景信息開始，并在會(huì)議結(jié)束時(shí)闡明需要完成的工作。
5、協(xié)商會(huì)議
發(fā)送這些會(huì)議是為了獲得專家的意見或意見。咨詢會(huì)議比其他類型的會(huì)議涉及更多的問答，可以幫助確保項(xiàng)目走上正軌。這些會(huì)議還可以提供更新并尋求其他人的反饋。
四、外部會(huì)議與內(nèi)部會(huì)議
組織的活動(dòng)計(jì)劃由他們主持的會(huì)議、他們參加的會(huì)議和內(nèi)部活動(dòng)組成。90%
的會(huì)議和活動(dòng)專業(yè)人員計(jì)劃內(nèi)部和外部活動(dòng)(內(nèi)部活動(dòng)的數(shù)字)。外部和內(nèi)部會(huì)議都可以是教育性的、團(tuán)隊(duì)建設(shè)的、鼓舞人心的、解決問題的或咨詢性的。那么，這兩種會(huì)議有什么區(qū)別呢?
1、外部會(huì)議
外部會(huì)議是為組織外部的個(gè)人舉行的會(huì)議。這些會(huì)議可能涉及客戶和潛在客戶以及員工。這些活動(dòng)的主要目標(biāo)各不相同，但可用于獲得潛在客戶和增加銷售渠道。這些會(huì)議更容易被證明是成功的，因?yàn)樗鼈円蕾囉谂c潛在客戶和銷售渠道相關(guān)的數(shù)據(jù)。
2、內(nèi)部會(huì)議
內(nèi)部活動(dòng)是組織內(nèi)為員工舉辦的活動(dòng)。它們可以針對一個(gè)小團(tuán)隊(duì)或整個(gè)組織，并且可以每年發(fā)生一次或超過十次。組織可以舉辦的內(nèi)部活動(dòng)類型多種多樣。所有這些事件構(gòu)成了您的內(nèi)部事件程序。內(nèi)部活動(dòng)是組織整體活動(dòng)計(jì)劃的一部分，也是保持員工敬業(yè)度、積極性和忠誠度的主要目標(biāo)。是一個(gè)組織的命脈，當(dāng)員工感到被重視時(shí)，他們會(huì)更加努力地工作并停留更長時(shí)間。敬業(yè)度決定了員工是否會(huì)留任
20 年，或者他們是否會(huì)提交辭職信。
