一、策劃一次有效的會(huì)議
并非所有會(huì)議都是有效的。按照幾個(gè)簡單的步驟從右腳開始。所有會(huì)議都可以有效。每個(gè)人都很忙，有一百萬個(gè)項(xiàng)目，你為會(huì)議留出的時(shí)間應(yīng)該會(huì)產(chǎn)生影響。
使會(huì)議有效的簡單方法
準(zhǔn)時(shí)開始
提供會(huì)議的目的或議程。
允許參與者提問。
說清楚——不要繞圈子。
提供會(huì)議地點(diǎn)或提供加入虛擬會(huì)議的方式。
以明確的行動(dòng)項(xiàng)目結(jié)束會(huì)議，確定要承擔(dān)任務(wù)的人員和截止日期。
盡早提供背景信息，以便與會(huì)者做好準(zhǔn)備參加會(huì)議——沒有人愿意在冗長的回顧上浪費(fèi)時(shí)間。
讓每個(gè)人都記筆記，但指定一個(gè)明確的記筆記人。注意性別偏見——據(jù)《福布斯》報(bào)道，在不公平的“辦公室工作”分工中，女性經(jīng)常被要求比男性做會(huì)議記錄。
使議程易于管理。不要在 30 分鐘的會(huì)議上討論十個(gè)項(xiàng)目——這不會(huì)發(fā)生，而且可能會(huì)在桌面上留下一些緊急的事情。
使會(huì)議具有互動(dòng)性并讓參與者保持參與。
滿足特殊需求。
設(shè)定現(xiàn)實(shí)的時(shí)間框架來完成行動(dòng)項(xiàng)目和任務(wù)。
二、會(huì)議的組成部分
1、會(huì)議所有者
會(huì)議所有者是負(fù)責(zé)召開會(huì)議并使小組保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的個(gè)人。雖然會(huì)議所有者可以是會(huì)議的策劃者，但對于大型會(huì)議，情況并非總是如此。如果需要會(huì)議策劃者來策劃會(huì)議，那么仍然會(huì)有會(huì)議負(fù)責(zé)人或
POC 就他們的需求提供指導(dǎo)和指導(dǎo)。
2、與會(huì)者
誰將參加會(huì)議?在決定應(yīng)邀請誰參加會(huì)議時(shí)，請考慮會(huì)議目的。是否應(yīng)該包括可以提供見解或指導(dǎo)的人?會(huì)議尋求實(shí)現(xiàn)某些目標(biāo)，但如果沒有合適的人在場，他們往往無法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。當(dāng)你建立你的參與者名單時(shí)，想想誰在房間里最有益。但是，請確保您沒有添加不參與該主題或不屬于該主題的個(gè)人。
3、時(shí)間和地點(diǎn)
對于小型會(huì)議，很容易使用工作日歷的功能來檢查其他人的日程安排，從而選擇最適合整個(gè)團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。注意不同的時(shí)區(qū)。在位置方面，永遠(yuǎn)不要不包括一個(gè)。在安排房間以促進(jìn)辦公室員工的面對面互動(dòng)時(shí)，虛擬會(huì)議選項(xiàng)可以提供更大的靈活性和可訪問性。如果在您的會(huì)議中包含呼入號碼或代碼是標(biāo)準(zhǔn)做法，請不要忘記將其包含在會(huì)議邀請中。對于需要辦公室外場地的大型會(huì)議，請使用場地采購工具來找到適合您需求的空間。
4、會(huì)議邀請和注冊
邀請可以是日歷邀請或使用活動(dòng)技術(shù)工具的注冊。邀請是讓人們參加會(huì)議的關(guān)鍵，應(yīng)該提前發(fā)出。在會(huì)議邀請或注冊站點(diǎn)中，包括會(huì)議的目的和議程(如果有)，以及對會(huì)議至關(guān)重要的任何背景信息。
5、內(nèi)容
內(nèi)容可以是幻燈片、視覺效果、問題列表或會(huì)議本身的發(fā)言人。如果這次會(huì)議涉及外部發(fā)言人，那么他們就是內(nèi)容。這些內(nèi)容推動(dòng)了會(huì)議，這就是為什么需要花時(shí)間準(zhǔn)備的原因。會(huì)議是關(guān)于什么的?答案將推動(dòng)內(nèi)容。
6、會(huì)議技術(shù)
這是屏幕、計(jì)算機(jī)、揚(yáng)聲器、麥克風(fēng)、電話、共享工具、消息傳遞系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等等，使會(huì)議得以運(yùn)行。了解該技術(shù)在會(huì)議室中的工作原理或在場外可用的內(nèi)容可以使會(huì)議順利進(jìn)行并減少浪費(fèi)的時(shí)間。
7、會(huì)議跟進(jìn)
會(huì)議的最后一部分是跟進(jìn)。這包括會(huì)議記錄(如果已進(jìn)行)、筆記和行動(dòng)項(xiàng)目以及項(xiàng)目所有者和截止日期。
三、會(huì)議策劃
無論會(huì)議規(guī)模大小，在計(jì)劃時(shí)都有一個(gè)基本流程要遵循。
會(huì)議策劃模板
定義會(huì)議目的并確定會(huì)議類型。
確定會(huì)議規(guī)模。這會(huì)影響位置。
確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間。它發(fā)生在午餐時(shí)間嗎?您可能需要提供食物。
確定預(yù)算。如果這是一次正常的日常會(huì)議，您就不必這樣做。但是，如果這次會(huì)議是針對更大的團(tuán)體并在場外舉行的，請始終從了解組織會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算要求開始。
找到一個(gè)位置。預(yù)訂會(huì)議室或在辦公室設(shè)置位置。這個(gè)會(huì)議需要在場外舉行嗎?來源場地。
建立一個(gè)基于與會(huì)者列表。確定是否有任何參與者是可選的。
安排會(huì)議時(shí)注意時(shí)區(qū)。選擇一個(gè)適合所有參與者的時(shí)間。
制定議程——至少總結(jié)會(huì)議目的以包含在會(huì)議邀請中。
發(fā)出會(huì)議邀請。日歷邀請可用于各種規(guī)模的會(huì)議，但對于大型會(huì)議，請考慮使用注冊工具來更好地跟蹤回復(fù)。
必要時(shí)預(yù)訂旅行和酒店住宿。
如果您的議程不完整，請更新邀請并將其重新發(fā)送給與會(huì)者。
為會(huì)議收集內(nèi)容——演示文稿、視覺效果等。
執(zhí)行會(huì)議。
四、會(huì)議議程
所有會(huì)議都應(yīng)該有某種形式的議程。這可以是一個(gè)簡短的句子來解釋目的，也可以是一個(gè)詳細(xì)的、每分鐘的討論主題細(xì)分。那里
會(huì)議議程示例
會(huì)議目的：會(huì)議的目的和目標(biāo)。
議程項(xiàng)目 1
描述
議程項(xiàng)目 2
描述
議程項(xiàng)目 3
描述
審查和分配行動(dòng)項(xiàng)目
背景資料和證明文件
五、會(huì)后
現(xiàn)在是發(fā)送會(huì)議記錄以及包含所有者和截止日期的行動(dòng)項(xiàng)目的時(shí)候了。如果這是一次更大的會(huì)議，請考慮發(fā)送調(diào)查以評估會(huì)議的成功程度，并了解未來是否有改進(jìn)的方法。會(huì)議的成功看起來會(huì)因會(huì)議而異，但需要時(shí)間來審查最初的目標(biāo)并評估這些目標(biāo)是否已實(shí)現(xiàn)，或者是否制定了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃。如果這是一次更大的會(huì)議，請使用調(diào)查來衡量成功。
六、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程的好處
如果您的組織有大量會(huì)議需要尋找場地、協(xié)調(diào)差旅以及管理多個(gè)辦公室的餐飲，那么研究標(biāo)準(zhǔn)化您的會(huì)議流程可能會(huì)很有用。標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議計(jì)劃可以讓您跟蹤會(huì)議活動(dòng)、自動(dòng)化采購和預(yù)算以節(jié)省時(shí)間，并通過標(biāo)準(zhǔn)流程提高合規(guī)性和效率。查看戰(zhàn)略會(huì)議管理傻瓜書
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創(chuàng)建會(huì)議策略
每項(xiàng)精心編寫的政策都包含明確定義的范圍，規(guī)定誰需要遵守、包括哪些類型的會(huì)議、政策適用的地點(diǎn)和時(shí)間(地理和/或組織上)。明確說明任何政策例外或被視為超出范圍的內(nèi)容也很重要。
對于會(huì)議政策，您需要明確定義以下內(nèi)容
1. 會(huì)議的定義
2. 采購和計(jì)劃程序
3.會(huì)議技術(shù)工具
4. 角色和職責(zé)
五、監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)管理
6. 謹(jǐn)慎義務(wù)指南
7. 信托風(fēng)險(xiǎn)管理和支出指南
8. 會(huì)議請求和批準(zhǔn)
9. 健康和緊急情況
10. 團(tuán)體航空旅行
11. 預(yù)訂住宿
12. 熟悉旅行和忠誠度計(jì)劃
13. 現(xiàn)場檢查
14. 預(yù)算審批和支付流程
15. 同伴和個(gè)人旅行
16. 虛擬會(huì)議
17. 社會(huì)責(zé)任與綠色政策
18. 稅收影響
七、策劃一個(gè)產(chǎn)生影響的會(huì)議
最后，策劃一次有效的會(huì)議歸結(jié)為準(zhǔn)備、組織和尊重?；c(diǎn)時(shí)間了解你為什么要召開會(huì)議，而不是僅僅為了它而創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議。會(huì)議有能力提出新想法、確定棘手問題的解決方案、解決問題、建立友情等等。計(jì)劃時(shí)，保持井井有條。提供背景信息、議程，并按時(shí)開始會(huì)議。最后，這是關(guān)于尊重與你一起工作的人。當(dāng)您為他們提供成功的工具并充分利用他們的時(shí)間時(shí)，會(huì)議將產(chǎn)生影響。會(huì)議每天都在舉行。為什么不讓你的下一個(gè)比以往更好?
