2022.09.07
遠(yuǎn)程會議是使用虛擬會議平臺在不同地點(diǎn)的人們之間的聚會。它們在我們的“新常態(tài)”中變得司空見慣，導(dǎo)致活動行業(yè)重新構(gòu)想我們的會議方式。他們要求我們找到新的方式來相互聯(lián)系并讓與會者保持虛擬參與。這徹底改變了我們思考和執(zhí)行活動的方式。
隨著我們增加遠(yuǎn)程會議的數(shù)量，我們意識到它們本身就是活動。這種認(rèn)識促使我們重新思考我們?nèi)绾慰创顒印鼈儸F(xiàn)在可以在任何地方舉行，并且有來自世界各地的參與者，他們的范圍受到更少的限制?；顒硬邉澱攥F(xiàn)在是活動制作者，不再受現(xiàn)場物流的約束。他們獲得了新技能，這將為他們的活動制作打開新的大門。
一、為什么我應(yīng)該主持遠(yuǎn)程會議?
遠(yuǎn)程會議，就像面對面的活動一樣，有一個主要目的——促進(jìn)聯(lián)系。由于我們都不再參加活動，因此我們不太可能與不認(rèn)識的人會面和交談。虛擬事件滿足我們對人際關(guān)系的需求，即使它在遠(yuǎn)處。
1、社會化
遠(yuǎn)程會議是促進(jìn)社交的好方法。在內(nèi)部，它們允許來自不同部門的人員會面和參與。它們允許與會者與他們通常不會認(rèn)識或有機(jī)會合作的人合作。他們的合作可能是好年與好年之間的區(qū)別。
對于外部會議，您的與會者可以相互交流并與參展商預(yù)約。參展商/贊助商可以為與會者提供他們正在尋找的服務(wù)，或者與會者可以了解新產(chǎn)品?；顒咏Y(jié)束后，您的參展商能夠跟進(jìn)您的活動為他們提供的線索，這一切都是因?yàn)槟鸀樗麄兲峁┝艘粋€論壇來建立聯(lián)系。由于您的活動，他們的單一聯(lián)系可能會變成持久的伙伴關(guān)系。
2、全球范圍
您的與會者可以在參加遠(yuǎn)程會議時進(jìn)行遠(yuǎn)距離連接。與會者無需旅行即可從一個大陸連接到另一個大陸。面對面的活動受到容量和旅行批準(zhǔn)的限制。遠(yuǎn)程會議沒有同樣的限制。與會者可以與世界另一端的其他人聯(lián)系。
您的遠(yuǎn)程會議或活動也可以有更大的容量。虛擬會議的想法打開了我們以前并不總是想到的大門。例如，由于場地限制，我們不再需要將活動限制在一定數(shù)量。我們現(xiàn)在可以使用遠(yuǎn)程會議技術(shù)來邀請那些可能因任何原因無法旅行或無法進(jìn)入會場的人?；顒硬粌H可以容納更多的參與者，更多的參與者想要參加，更多的參與者意味著更大的影響。
3、維持關(guān)系
當(dāng)我們確實(shí)返回現(xiàn)場活動時，您希望與會者記住誰主持了他們在無法旅行時參加的精彩活動，并繼續(xù)推進(jìn)他們的業(yè)務(wù)。遠(yuǎn)程會議是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的好方法!它們使活動能夠吸引新的受眾，并像往常一樣吸引相同的受眾。
外部活動讓與會者有機(jī)會了解您的公司，無論您是虛擬的還是面對面的。您仍然希望您的客戶與他們的客戶團(tuán)隊(duì)進(jìn)行面對面的交流或體驗(yàn)?zāi)淖钚庐a(chǎn)品。通過遠(yuǎn)程會議，您可以與與會者聯(lián)系。這可以是客戶團(tuán)隊(duì)和客戶之間的簡單會議，也可以是大型用戶會議，告訴客戶您即將取得的重大進(jìn)展。
4、內(nèi)部戰(zhàn)略會議和銷售啟動
隨著員工在大流行期間分布廣泛，我們了解到遠(yuǎn)程工作可以取得成功。通常情況下，遠(yuǎn)程工作的真正困難似乎不是讓員工完成他們的工作，而是確保員工仍然感到聯(lián)系，并且可以像在辦公室一樣有效地協(xié)作。一旦員工可以走進(jìn)會議室或在同事的辦公桌前談?wù)搼?zhàn)略，許多戰(zhàn)略對話就會虛擬地進(jìn)行。遠(yuǎn)程公司范圍內(nèi)的會議或銷售啟動可以確保那些重要的戰(zhàn)略對話仍然發(fā)生，盡管距離很遠(yuǎn)。
二、我如何讓與會者保持參與?
我們都聽說過會議疲勞……尤其是關(guān)于虛擬會議。消除會議疲勞的一個好方法是讓您的與會者保持參與。我們知道這不會完全像與每個人親自見面，但您仍然可以彼此互動并繼續(xù)建立聯(lián)系。關(guān)于如何以最佳方式主持遠(yuǎn)程會議的科學(xué)研究，最佳實(shí)踐包括使用視頻和銳化您的議程。
1、有一個破冰船
當(dāng)您主持演講者和與會者在同一個房間的會議時，前幾分鐘可能會充滿沉默。開始用破冰船打破這種沉默。你可以做一些簡單的事情，比如讓與會者用一個有趣的事實(shí)介紹自己。很多人認(rèn)為，因?yàn)槟悴荒芷鸫埠腿舜蛘泻?，你就不能破冰，但事?shí)并非如此!為了獲得更親密的體驗(yàn)，請使用分組討論室來創(chuàng)建更小的小組，讓與會者可以舒適地分享。
2、牢記時間
我們都有過背靠背虛擬會議并遭受“變焦疲勞”的日子。當(dāng)您計劃遠(yuǎn)程會議時，您需要牢記這一點(diǎn)。您不希望您的與會者長時間不休息。請記住，與會者不再在每次會議后換房間并不斷移動，而是通常坐在一個地方。使會話的長度可控，并在會話之間增加時間。這將使與會者可以快速喘口氣，跑去喝咖啡、吃點(diǎn)心或跑去洗手間。更好的遠(yuǎn)程會議是個性化的，讓與會者保持在首位。
3、不要離題
當(dāng)您想就遠(yuǎn)程會議期間出現(xiàn)的新主題進(jìn)行對話時，您需要遵守議程或留在會議主題上。這將幫助您保持在指定的時間限制內(nèi)。在會議結(jié)束時及時進(jìn)行問答。這樣一來，您就可以瀏覽您的內(nèi)容，并在不影響會議的情況下仍能吸引與會者。
4、讓每個人都有機(jī)會參與
如果您使用投票、實(shí)時問答、聊天等工具，或者允許他們自己取消靜音，與會者通常會更加投入。它會打斷說話，讓他們的眼睛盯著屏幕，準(zhǔn)備好接受新的指令。
在現(xiàn)場活動中，民意調(diào)查是觀眾參與的主要來源，而且仍然可以。為了促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，您可以在會議開始時就與會議無關(guān)的事情進(jìn)行民意調(diào)查，這樣每個人都可以在個人層面上相互了解。
實(shí)時問答讓與會者有機(jī)會與演示者互動。它可以幫助與會者感覺到演示者不僅在對他們說話，而且在與他們交談。如果您決定再次介紹該主題，他們提出的問題可能會幫助您為未來的活動定制內(nèi)容。
會話聊天允許與會者通過消息系統(tǒng)輕松地相互交談。聊天可以讓與會者根據(jù)需要輕松獲得故障排除幫助，并最終幫助確定良好體驗(yàn)與出色體驗(yàn)之間的區(qū)別。
根據(jù)活動的類型和規(guī)模，您可能希望確保在遠(yuǎn)程會議期間聽到所有聲音。在以網(wǎng)絡(luò)或討論為重點(diǎn)的小型會議中，給予平等的發(fā)言時間很重要。對于那些說話不那么快的與會者，一定要給他們一個分享想法的機(jī)會。要么找個時間邀請他們發(fā)言，要么他們可以通過上述媒介之一發(fā)表意見。您永遠(yuǎn)不會知道，他們可能有一個尚未有人考慮過的想法或立場，他們的意見可能會引發(fā)全新的討論，這可能是您會議中最難忘的部分。
5、為您的會議使用合適的平臺
當(dāng)您計劃遠(yuǎn)程會議時，您希望確保擁有正確的技術(shù)來主持您的遠(yuǎn)程會議。Zoom 或 WebEx 等網(wǎng)絡(luò)會議工具適用于較小的內(nèi)部會議。如果您希望舉辦全部門會議或旗艦用戶會議，您可能希望考慮使用虛擬活動平臺。
創(chuàng)建虛擬活動平臺以支持具有各種視頻查看選項(xiàng)和更多交互功能的大型會議。您的一般會議技術(shù)通常就是為此而設(shè)計的——會議。根據(jù)您的需要選擇正確的技術(shù)。
三、聽取反饋
鑒于遠(yuǎn)程會議將繼續(xù)存在，您應(yīng)該盡可能地改進(jìn)它們，這意味著聽取反饋。讓與會者在您的活動結(jié)束后進(jìn)行調(diào)查，讓您知道他們對他們的活動體驗(yàn)做了什么，不喜歡什么。實(shí)施他們的反饋將改善您的下一個活動，并讓與會者回來更多。
四、遠(yuǎn)程會議會消失嗎?
我們都期待著有一天我們可以再次與人們面對面會面，但我們也看到了在您的會議中使用遠(yuǎn)程/虛擬組件的價值。那么，遠(yuǎn)程會議會消失嗎?不完全的。當(dāng)我們返回現(xiàn)場活動時，仍然會有一個虛擬組件。
混合賽事很有可能比以往任何時候都更受歡迎。您幾乎可以接觸到的與會者數(shù)量是無與倫比的。
由于遠(yuǎn)程會議，活動策劃者擁有可以將其帶入市場的新技能，包括技術(shù)專長、營銷技能等。
