2022.09.26
虛擬會議禮儀很重要。如果您在傳統(tǒng)辦公室工作，您可能熟悉會議室會議禮儀的一些基本規(guī)則。不要遲到?？雌饋砗軐I(yè)。別人說話的時候不要打斷別人。不要隨身攜帶一餐或大量零食(除非您為其他人帶了一些)。我們都已經(jīng)習(xí)慣了這些標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)，并在我們的工作中定期練習(xí)它們。然而，隨著最近轉(zhuǎn)向所有虛擬事物，我們不得不修改我們以前的一些行為并了解虛擬會議禮儀。例如，沒有人會知道你是否真的穿著運動褲和西裝外套。但是，如果你總是在預(yù)定的 Zoom 會議上跑來跑去，最終讓每個人多耽擱了 15 分鐘，人們就會明白這一點。在這篇博文中，我們將引導(dǎo)您完成之前，虛擬會議：做什么，不做什么，以及如何保持虛擬會議禮儀(即使在出汗時)。
一、虛擬會議禮儀：會前
當(dāng)參與者單擊“立即加入”按鈕時，會議不會開始。即使是最小的、最經(jīng)常重復(fù)的會議也需要一些事先計劃。以下是一些像專業(yè)人士一樣組織虛擬會議的技巧。
1、超出預(yù)算您的會議時間
當(dāng)今虛擬工作環(huán)境中最大的煩惱之一是，原定 30 分鐘的會議時間越來越接近一個小時?，F(xiàn)在，您的一整天都受到延長會議的影響。在計劃您的虛擬會議時，預(yù)算超出總比節(jié)省分配的時間要好。如果您不知道是否能夠在 30 分鐘內(nèi)完成所有會議目標(biāo)，請在日歷上安排一個小時。這樣，如果您在 45 分鐘內(nèi)完成會議，您的與會者將在一天中多出 15 分鐘而感到驚喜。
2、提供多種加入方式
不要僅僅因為大多數(shù)人在家工作，就認(rèn)為每個人都可以使用電腦。在某些情況下，計算機可能出現(xiàn)故障或無法正常工作，您的與會者必須能夠通過他們的移動設(shè)備加入會議。確保您的虛擬流媒體提供商為與會者提供多種訪問會議的方式：通過計算機音頻、電話撥入選項或耳機。
3、發(fā)送議程
議程是任何虛擬會議的必備品。它讓您的與會者事先知道要討論哪些主題，并在此基礎(chǔ)上知道他們是否應(yīng)該邀請任何其他隊友加入對話。如果與會者知道需要涵蓋的內(nèi)容，也將更容易讓您的會議按計劃進行。最后，如果很難為您的會議創(chuàng)建議程，這可能表明您應(yīng)該首先評估您是否真的需要會議。如果您不這樣做，只需通過電子郵件或其他消息傳遞工具解決問題。不要浪費人們的時間——這是虛擬會議禮儀規(guī)則的第一條。
二、虛擬會議禮儀：會議期間
您已發(fā)送日歷提醒，已創(chuàng)建議程，現(xiàn)在該開始會議了。確保您的所有與會者都有機會在必要時參與，并通過遵循這些禮儀指南獲得所有傳達(dá)的信息。
1、有一個“領(lǐng)導(dǎo)者”
如果有一位指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會議，那么讓對話保持在正軌上會容易得多。讓那個人盡量減少閑聊，并讓他們鼓勵其他與會者只討論議程上的要點。
2、協(xié)作會議 - 確保輪到與會者發(fā)言
協(xié)作會議是鼓勵所有與會者平等參與對話的會議，就像頭腦風(fēng)暴會議一樣。協(xié)作虛擬會議的一些常見示例是團隊會議和項目計劃會議。在協(xié)作會議期間，確保與會者有機會發(fā)表意見。不鼓勵打斷和閑聊，如果您發(fā)現(xiàn)有人沒有做出貢獻，請直接讓他們分享他們的想法。
3、演示文稿 - 將問題保留到最后
演示是一種虛擬會議，其中只有一個或幾個人負(fù)責(zé)向更大的群體展示一個主題。這些可以包括虛擬培訓(xùn)或向您的內(nèi)部利益相關(guān)者介紹新產(chǎn)品或概念。在虛擬演示期間，重要的是通過鼓勵您的與會者在演示結(jié)束之前保留他們的問題來保持會議的正常進行。留出至少 15 分鐘的時間來提問。
4、有一個“保安”
不幸的是，虛擬流媒體服務(wù)的使用增加導(dǎo)致試圖進入虛擬會議的黑客數(shù)量增加。指定某人作為您的會議“保安”并監(jiān)控加入您會議的與會者。如果您不認(rèn)識姓名或電話，請讓他們表明身份。如果他們沒有回應(yīng)或不是您認(rèn)識的人，請將他們從會議中刪除以防止安全漏洞。
5、指定記錄員
如果人們在虛擬會議期間共享屏幕，他們很難同時做筆記。通過在會議期間指定一名記錄員抄寫員來展示虛擬會議禮儀，以便所有與會者都可以訪問對話后的信息。
三、虛擬會議禮儀：會后
恭喜，您成功舉辦了一次虛擬會議!然而，你的工作還沒有結(jié)束。完成以下步驟，以確保您的會議盡可能有效，并向與會者表示感謝。
1、將錄音發(fā)送給缺席的參與者
對于出席會議的與會者來說，筆記是一個很好的信息摘要，但對于那些無法出席的人來說，錄音是確保他們獲得他們錯過的所有信息的最佳方式。確保您的虛擬流媒體提供商具有錄制功能，并且您從一開始就錄制會議。
2、發(fā)送任何必要的后續(xù)行動
現(xiàn)在世界上發(fā)生的所有瘋狂事件，很容易忘記你的待辦事項清單上的一些項目。向您的與會者發(fā)送一封會議后續(xù)電子郵件，其中包括每個與會者的行動計劃，以及提醒和截止日期。
四、新常態(tài)
雖然我們都厭倦了“新常態(tài)”這個詞，但我們都可以同意，我們的生活暫時或多或少地圍繞著我們的計算機。但僅僅因為我們在身體上分開并不意味著我們可以放松日常生活的共同禮貌。請務(wù)必練習(xí)虛擬會議禮儀，以尊重您的同事、您的組織和您自己。當(dāng)我們再次聚在一起時，它會得到回報。
